Conseils pour organiser l’archivage au sein de votre entreprise

Activité chronophage et peu réjouissante, l’archivage des documents constitue pourtant une tâche indispensable. Avec un peu d’astuce et de méthode, vous obtiendrez un résultat optimal qui vous permettra de ne rien perdre et de retrouver facilement tous vos documents.

Déterminez une place précise pour chacun de vos documents

Pour organiser le classement de vos documents, partez du principe que chaque type de dossiers doit avoir une place précise : devis, documents administratifs, relevés de banque, factures, livres et revues, copies de déclaration, consommables informatiques… Commencez par hiérarchiser le rangement de vos documents en différentes catégories :

Un placard ou un bureau où les documents en cours d’utilisation sont classés,
Une pièce ou un rangement spécifique pour les documents de référence,
Une pièce plus éloignée pour les archives.

Référencez vos documents

Pour ne pas vous perdre dans vos archives et faciliter l’accès à un document en cas de besoin, pensez à référencer chacun de vos documents en fonction de leur nature. À titre d’exemple, les documents de référence porteront l’intitulé « réf… », les documents concernant un projet « pro… », « dev » pour les devis ou encore « adm… » pour les documents administratifs. Ces intitulés doivent être suivis d’une date ou d’une numérotation pour faciliter davantage le classement.

Archivage : sous forme papier ou numérique ?

Pour bénéficier d’un certain niveau de confort de lecture et pour conserver les documents de grandes dimensions, l’archivage des documents papier s’avère indispensable. Toutefois, pour assurer la sécurité de vos données, la numérisation systématique de tout ou partie de vos documents est recommandée. En misant sur l’informatisation, la recherche de document est largement facilitée grâce à des mots-clés et références. Pour préserver vos données des risques de perte ou de piratage, sauvegardez-les sur des supports sécurisés et durables.

Prenez le temps d’archiver vos documents

Au lieu d’archiver vos documents tous les trois ou six mois, accordez-vous une heure par semaine pour procéder à cette tâche. Cela vous permettra de ne pas perdre un temps précieux une fois tous les trimestres ou semestres pour ranger un grand nombre de documents.

Le mobilier et les accessoires indispensables pour l’archivage

Pour archiver vos documents, équipez vos locaux de mobilier et de divers accessoires de rangement. Peu coûteux et durable, ce type de mobilier constitue un investissement indispensable. Parmi les équipements requis, procurez-vous entre autres :

Des armoires à portes coulissantes ou battantes
Des étagères
Des bibliothèques
Des classeurs multi-tiroirs
Des caissons mobiles

Pour faciliter le classement dans le mobilier, procurez-vous également des corbeilles superposables, des range-revues, des classeurs à levier, des chemises, des protège-documents, des dossiers suspendus, des caisses à archives ainsi que des onglets et index marque-pages.

Pour vous assurer que votre système d’archivage est efficace, recourez aux services du responsable environnement de travail. Ce professionnel effectuera un audit de votre système et proposera des solutions afin de remédier aux failles existantes. Vous pouvez également contacter la conseillère produits qui vous aidera à optimiser vos achats de mobilier et d’accessoires de rangement.