Comment préparer une visioconférence afin de ne rien oublier ?

La visioconférence est pratique, que ce soit pour communiquer avec des clients ou des partenaires basés dans un autre pays. Ce moyen de communication permet d’économiser du temps et de l’argent, mais également de se concentrer sur les priorités. Topo pour bien préparer une visioconférence.

L’utilité de la visioconférence

La visioconférence est idéale pour communiquer simplement, à moindre coût et en temps réel. Fini les appels téléphoniques à répétition, les échanges de mails, les fax ainsi que les déplacements. Or, les réunions à distance ne s’improvisent pas, que vous utilisiez Google+, Skype ou Facebook.

Comment bien préparer une visioconférence ?

  • Le nombre de participants sélectionné pour la visioconférence ne doit pas dépasser dix personnes, car au-delà, il est fort probable que certains décrochent ou se mettent à bâiller.
  • L’envoi des invitations doit se faire plusieurs semaines à l’avance afin de vous assurer que tout le monde réponde présent le jour J.

Le comportement à adopter pendant la visioconférence

Le comportement n’est pas le même lorsque l’on anime une réunion physique et une réunion virtuelle.

  • Faites les présentations en citant le nom et la fonction des intervenants.
  • Faites court en précisant la durée de la réunion dans l’invitation et veillez à ne pas dépasser une heure et demie.
  • Prévoyez un moment pour les questions/réponses que vous annoncerez dès le début afin de ne pas être interrompu et perdre le fil de vos idées.
  • Soignez votre diction en ne parlant ni trop lentement ni trop vite. Exprimez-vous suffisamment fort et distinctement.
  • Impliquez les participants en évitant de monopoliser la parole, car en privilégiant l’interactivité, vous êtes sûrs qu’ils resteront concentrés.

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