Tous les articles par Barbara Gilles

Gestion des documents : Optimiser l’accès à l’information dans son entreprise

Dans plus de 40% de leurs recherches,  les employés des entreprises européennes ne retrouvent pas l’information qu’ils cherchent.

Une étude d’IDC* analysant les habitudes de travail de plus de 2000 employés d’entreprises européennes de toute taille a permis d’établir qu’une entreprise perdait en moyenne 5400 euros par employé par an dans la recherche infructueuse d’information.

En cherchant à comprendre les raisons de cette inefficacité, on découvre que, pour plus de 60% d’entre eux, ces employés recherchant régulièrement de l’information au sein de leur entreprise devaient en moyenne s’appuyer sur au moins quatre bases documentaires différentes et jusqu’à 11 sources pour 15% d’entre eux !

Si l’on ajoute à cette constatation le fait que le classement établi pour un type de document dans l’entreprise ne correspond en général qu’aux attentes et aux habitudes de travail de la personne qui a établi ce classement ou, au mieux, de son département, les chiffres suivant prennent alors tout leur sens :

  • Un tiers du temps des employés recherchant régulièrement des documents est alloué à consolider les informations provenant de différentes sources
  • dans presque la moitié des cas (44%), ils ne retrouvent finalement pas ce qu’ils cherchent !

Au-delà des chiffres et des analyses, il suffit de réfléchir à son propre quotidien pour constater l’évidence : combien de fois vous êtes-vous acharné sur les classeurs de votre arborescence ou de vos tiroirs de votre bureau en vous demandant dans lequel vous aviez bien pu déposer le contrat de Dupont SAS ou le devis de Durand SARL?

Armoire papier, ordinateur, serveur de l’entreprise, boite e-mail… la multiplication des sources d’information nous oblige à régulièrement « pêcher » l’information au sein de bases multiples, et avec, la plupart du temps, des structures de classement inadaptées à notre propre besoin.

Au final, l’information est là, à portée de main et pourtant inaccessible et, par ailleurs mal sécurisée car répartie au sein de trop d’espaces différents.

Pourtant, la solution est bien là, toute proche : les technologies de numérisation, classement et recherche des documents sont maintenant accessibles, tant financièrement que du point de vue de leur simplicité, aux plus petites des entreprises. Il suffit juste de passer le pas !

*Unlocking the hidden value of information – IDC – July 2014

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À quoi pourrait ressembler votre bureau dans quelques années ?

À quoi ressembleront nos environnements de travail dans les prochaines années ? Des nouveaux postes debout aux espaces collaboratifs, Hiscox dresse, dans une infographie, le portrait du bureau 3.0.

Du télétravail au nouveaux postes de travail debout, en passant par les objets connectés dédiés à notre bien être au bureau, autant de tendances naissantes ou déjà bien implantées dans notre environnement professionnel qui prouvent que la culture du travail évolue. Hiscox s’est penché sur le sujet, et détermine grâce à plusieurs études sur l’environnement de travail des français et ses perspectives d’évolution, à quoi ressembleront les bureaux de demain

Lire la suite (Source: Maddyness.com)

4 raisons d’utiliser la signature éléctronique

Commençons par le commencement : comment définir la signature électronique ? À l’instar d’une signature papier, une signature électronique a pour objectif de démontrer à un tiers que le document a été approuvé par une personne identifiée. Soyons clairs : la signature électronique permet d’identifier la personne qui l’opère et de manifester son accord. Nous pourrions la définir grâce à ces 3 fonctions :

  • Identification du signataire: la signature électronique va garantir l’authenticité du signataire.
  • Volonté d’adhésion au document signé: selon le principe de non répudiation, le signataire ne peut pas renier sa signature et ne peut pas revenir sur sa signature.
  • Garantir l’intégrité du document signé: le document signé ne doit pas être altéré.  Dans le cas contraire, une mention indique que le document a été modifié.

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4 avantages à l’utiliser :

Fluidité

Vous allez dynamiser votre activité en fluidifiant les échanges entre votre société et vos clients mais aussi le rythme des décisions internes. C’est un réel gain de temps pour vos process. Vous gagnerez en rapidité. Vous allez pouvoir par exemple mieux relancer vos clients grâce à la signature électronique.

Donnez une impulsion à votre entreprise en accélérant les flux. Vous verrez vos contrats signés par vos clients en quelques heures et non plus en plusieurs jours.

Qualité

Avec comme objectif d’améliorer vos processus et d’en obtenir une meilleure traçabilité, la signature électronique vous permet de suivre l’état d’avancement d’une procédure, vous savez donc à tout moment où vous en êtes.  En plus de faire progresser le suivi des documents à signer, vous allez pouvoir identifier de plusieurs manières le signataire d’un document. Grâce au code sms, à la prise de photo en live ou encore par la vérification directe en quelques secondes d’une pièce d’identité (passeport, carte d’identité, titre de séjour) vous vous assurez que le signataire est bien le bon. Vous allez accroître votre productivité et voir vos taux de transformation augmenter.

Simplicité 

La signature électronique vous permet de faire signer plus vite et cela coûtera moins cher que si c’était fait sur du papier. Si vous restez sur de la signature classique, vous aurez des frais qui correspondent à la gestion sous-jacente et les relances qu’elle nécessitera.

Pensez à vos frais de gestion et au temps de traitement consacrés à ces tâches annexes… Tout devient plus simple et plus économique. Vous vous recentrez sur des activités à valeur ajoutée.

Sécurité

Cet aspect est primordial pour garantir une fiabilité des procédures et un service de confiance de haut niveau. En plus de garantir l’identité du signataire, la signature électronique Yousign va aussi garantir l’intégrité du document. Scellé de manière cryptographique, toutes modifications sur ce dernier seront détectables. Dernier élément, l’horodatage au moment de la signature qui est la garantie de l’exactitude des données d’un document à un instant T.

En plus de conserver l’ensemble des données clients en France, Yousign est certifié au niveau européen pour ses solutions de signatures électroniques et fait partie de la liste des prestataires de confiance de la commission européenne.

Découvrez Yousign !

Éditeur de Simple as Hello, Yousign est votre solution de signature électronique. C’est un sujet qui vous intéresse ? Contactez-nous.

Equipe Yousign

Comment choisir ses produits de premiers secours en entreprise ?

Le chef d’entreprise est le responsable légal de la sécurité de ses employés sur leur lieu de travail.

Il doit donc assurer : la présence de trousse de secours adaptée, la formation du personnel pour apprendre les soins d’urgence, l’organisation des secours jusqu’à l’intervention des équipes (pompiers, SAMU).

Le code du travail exige la présence d’une trousse de premiers secours ou armoire à pharmacie au sein de chaque entreprise. Elle doit être facilement accessible et adapté aux risques de l’entreprise. L’entreprise doit prévoir une signalisation par panneaux pour ce matériel spécifique.

Comment choisir le contenu de cette trousse de premiers secours ?

La trousse de premiers secours doit permettre en cas de personnes accidentées ou malades de pouvoir apporter les premiers soins nécessaires. Il est d’ailleurs indispensable d’y trouver les consignes de sécurité pour guider la personne en charge des soins.

La trousse de secours doit contenir : des pansements, du sparadrap, des ciseaux, des gants, du bandage stérile etc.

La composition de cette trousse est liée à l’activité de l’entreprise. Le médecin du travail peut vous aider à lister les produits qui vous sont nécessaires par rapport aux risques.

En revanche, d’après le code du travail, la trousse de premiers secours ne doit pas comporter de médicaments (aspirine, paracétamol etc.) C’est au salarié de prévoir dans une trousse personnelle ses médicaments quotidiens.

Pour faciliter votre achat, vous trouverez dans le commerce des trousses de premiers secours ou armoire à pharmacie qui sont complètes et qui n’ont plus qu’a être installé dans les locaux de votre entreprise.

Par exemple, pour les entreprises de type PME ayant une activité de bureau, commerciale ou sans risques d’accidents particuliers. Il existe des trousses de premiers secours :

  • Répondant aux besoins de 1 à 2 personnes;
  • Répondant aux besoins de 1 à 5 personnes;
  • Répondant aux besoins jusqu’à 20 personnes;

Il est important de surveiller régulièrement la date de péremption des produits et de veiller à leur renouvellement après utilisation. Certains produits tels que les unidoses ou les produits stériles (bandages, compresses etc.) sont soumis à des dates limites d’utilisation.

3 idées originales de bureau nomade

Assiste-t-on à une révolution dans le monde du travail? Selon Giacom, 50% des travailleurs seront indépendants d’ici 10 ans en France. Aux États-Unis, c’est déjà un Américain sur trois qui est freelance, soit 42 millions de personne. Le McKinsey Global Institute annonce que 11% des 1,46 milliard d’emplois de service dans le monde pourraient être effectués à distance.

Les travailleurs nomades ont besoin de nouveaux espaces pour travailler, qui combinent à la fois le confort et les prestations d’un bureau traditionnel, et l’exotisme qui correspond à leur désir de liberté.

Un bureau-caravane

Bureau caravane

L’entreprise hollandaise The Tipping Point Foundation a conçu KantoorKaravaan, une gamme de roulottes-bureaux destinée à ces travailleurs nomades. Munie de panneaux solaires, chacune de ces caravanes compte une table de travail, un lit pour la sieste, une machine à café, et des toilettes compost.

Et bien sûr, une connexion internet est disponible grâce à un routeur Wifi fourni. En fait, le travailleur qui la loue à la journée n’a qu’à apporter son ordinateur portable et peut choisir de la poser où bon lui semble – de préférence au cœur de la nature. A lui le silence, la tranquillité, la liberté…

Lire la suite (Source: Huffingtonpost.fr)

Stimuler son corps et son esprit au travail : 4 mouvements inspirés du yoga

Dans un environnement de plus en plus sédentaire, la prise de conscience de l’importance de bouger son corps, de faire du sport, de prendre soin de son corps est grandissante pour garder un équilibre. Les études le démontrent, être bien dans son corps permet d’être mieux dans sa tête donc d’être plus performante au travail, plus efficace, plus motivé et d’avoir une meilleure relation aux autres.
Quels exercices simples pouvons nous mettre en place dans notre quotidien au travail ?
Voici quelques idées de mouvements corporels issus du yoga et du tai chi permettant la prise de conscience de soi et de travailler sur 4 thématiques essentielles au bien être au travail : Confiance en soi, gestion du stress, motivation/concentration, récupération énergie.
Développer la Confiance en soi : La salutation au soleil
Le yoga est une discipline qui associe exercices physiques, exercices respiratoires, exercices de concentration / méditation et exercices de relaxation. Les bienfaits y sont nombreux, focalisons-nous ici sur la Confiance en soi.
La pratique de « La salutation au soleil » le matin avant le petit déjeuner est très favorable à l’harmonie de la musculature et au réveil de votre énergie vitale.
Cet enchaînement de 12 postures revitalise l’ensemble du corps en faisant mieux circuler l’énergie de la tête aux pieds et développent la persévérance et l’endurance (par le travail régulier des postures). L’enchaînement complet prend environ 20 secondes, vous pourrez vous fixer comme premier objectif de faire 15 enchaînements en 5 minutes le matin.
Testez ces exercices sur plusieurs jours et vous constaterez les effets sur la dynamique de votre corps et donc votre confiance en vous!

Les nouvelles obligations de tri au bureau

Pour faire évoluer les pratiques en matière de recyclage, un décret paru en mars précise les obligations de tri du papier, des métaux, des plastiques, du verre et du bois en entreprise.

Le décret n° 2016-288 du 10 mars 2016 rend obligatoire le tri à la source des principaux déchets non dangereux produits par les organisations professionnelles. Les nouvelles obligations, valables à compter du 1er juillet pour toutes les structures (privées ou publiques), concernent le tri du papier, du plastique, du verre, du métal et du bois.

La règlementation oblige désormais à séparer les déchets composés majoritairement de papier, de métal, de plastique, de verre ou de bois, du reste des autres déchets, soit matière par matière, soit en les plaçant dans un même container pour un tri ultérieur dans un centre agréé. Sont concernés, les producteurs ou détenteurs ne faisant pas appel au service d’une collectivité territoriale pour leur collecte comme ceux qui le font mais produisent ou détiennent plus de 1100 litres par semaine.

LE PAPIER DE BUREAU

Dans ce décret, un focus est consacré aux papiers de bureau, utilisés pour un usage interne ou de communication externe. L’Etat se devait d’être exemplaire. Ses administrations et établissements publics, producteurs ou détenteurs de ces déchets, devront donc à compter du 1er juillet 2016 les trier et valoriser sur chacune de leurs implantations regroupant plus de 20 personnes. Il en ira de même, progressivement, pour tous les producteurs et détenteurs de déchets de papiers de bureau (publics ou privés) regroupant plus de 100 personnes (1er juillet 2016), puis 50 personnes (1er janvier 2017) et enfin 20 personnes (1er janvier 2018), selon des modalités d’organisation calquées sur les règles applicables aux 5 flux précédemment mentionnés.

Source : workplacemagazine.fr

5 bonnes idées pour agencer votre  » Workplace « 

  • Les cloisons amovibles : Elles permettent de séparer rapidement une salle de réunion, un accueil ou même un open space, c’est une solution très pratique, facile à mettre en place et originale.

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Alexander Martin Architects Photo by Richard Chivers

  • Du mobilier simple et démontable : Preuve d’ingéniosité, le mobilier démontable, et issu de bois massifs ou agglomérés est une belle alternative, écologique et économique, l’idéal pour la sart-up en croissance !

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Kennedy & Violich Architecture

  • Créer une zone de créativité et d’expression : Pour marquer les esprits en réunion, écrivez sur les murs.
    Pendant les brainstormings vous ne manquerez pas de place. Murs blanc ou tableau noir, à choisir suivant le style.

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Fusion Design Consultants photo by Neil Alexander

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Identity Design

  • Apporter de la végétation : Atmosphère immédiatement adoucie, la verdure apaise et enrichie l’espace de travail.
    Décorez votre bureau avec un peu de vie, une plante en pot fait déjà beaucoup d’effet.

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Partners by Design Photo by Tom Harris

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MCM Architecture photo by Morley von Sternberg

  • Opter pour les Small meeting rooms : Un espace dans l’espace, ces works lounges permettent de se réunir rapidement et travailler en groupe en dehors de son bureau. Ils favorisent la créativité et la réactivité.

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Inhouse Brand Architects Photo by Riaan West Photography

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ADP Architects

Auteur : Maxime TROMAS Stratdesign

www.stratdesign.fr