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Un ingénieur de transfert, mais pour quoi faire ?

De la logistique aux obligations légales en passant par la communication sur les nouveaux locaux, déménager une entreprise n’est pas une mince affaire. A tel point que dans le petit monde du service aux entreprises, un nouveau métier apparaît : l’ingénieur de transfert. Moins “gros bras” que chef d’orchestre, ce virtuose de la synchronisation des tâches sait gérer de A à Z les innombrables embûches du parcours du déménagement d’entreprise. Zoom sur un spécialiste méconnu.

Le scénario est digne d’une success-story à l’américaine et on imagine déjà la bande-annonce sur grand écran : l’entreprise prospère et s’agrandit, à tel point que les collaborateurs peuvent désormais rêver de locaux encore plus grands, flambant neufs et baignés de lumière. Vous sabrez le champagne à l’inauguration, laissant l’ingénieur de transfert raconter aux équipes les meilleures anecdotes du déménagement.

L’ingénieur de transfert ? C’est ce garçon ou cette fille zélé-e qui s’est occupé de tous les aspects du projet : économique et logistique bien sûr, mais aussi fonctionnel, administratif, social, technique et encore calendaire. Bien sûr, vous n’êtes pas arrivé à cette image d’épinal sans perdre quelques cheveux. Au début, vous pensiez que l’Office manager pourrait s’occuper tranquillement du transfert de l’entreprise dans ses nouveaux locaux, mais cette mission chronophage a rapidement débordé de sa fiche de poste. Vous avez donc appelé l’ingénieur à la rescousse, d’abord en support puis en délégation complète en découvrant l’étendue des compétences et des savoirs nécessaires.

A son arrivée il vous a adressé une fiche de mission qui comportait, à peu de chose près, les postes suivants :

  • J-180 : montage du projet immobilier
    • Définition des besoins et cahier des charges : quelle superficie, quel secteur géographique ?
    • Réunion avec le comptable et l’expert financier : quel budget ? Achat ou location ?
    • Entretien avec l’expert immobilier : validation de la stratégie immobilière, premières opportunités et mise en place d’une veille sur les offres de locaux vacants.
    • Constitution du dossier de candidature : courrier d’intérêt, extrait K-Bis, R.I.B…
    • Première communication interne sur les envies et les besoins des collaborateurs.
    • Préparation des visites : liste des points à vérifier (aspect et état, prestations, flexibilité des espaces…)
    • Organisation des visites en impliquant les collaborateurs.
    • Préavis de départ des anciens locaux.
  • J-100 : on a trouvé des locaux de rêve !
    • Inspection des nouveaux bureaux avec une équipe d’experts avant la signature du bail : contraintes liées à l’informatique, installations et normes de sécurité, climatisation…
    • Demande de devis auprès d’un architecte d’intérieur et d’entreprises de travaux (s’il y en a) et de sociétés spécialisées dans le déménagement d’entreprise.
    • Plans d’occupation des nouveaux locaux et point sur le mobilier à acquérir avec le Responsable environnement de travail.
  • J-30 : derniers préparatifs…
    • Début de l’étiquetage en impliquant l’ensemble des salariés.
    • Changement d’adresse et installation des lignes téléphoniques.
  • Jour J : le grand chambardement !
    • Avec le prestataire technique, transfert des documents sur le nouveau serveur et vérification du bon fonctionnement des réseaux et des appareils.
    • Supervision des déménageurs et de l’équipe de nettoyage.
    • Derniers achats et ajustements avec le Collaborateur polyvalent.

Retour à notre image d’épinal. Après les anecdotes et les applaudissements de la salle, vos collaborateurs vont s’asseoir gaiement à leurs bureaux, réglant leurs sièges ergonomiques dans une position anti-TMS et commencent à aménager leur espace de travail à leur façon. A présent vous le savez : ce déménagement aura été sans incidence sur la productivité de chacun et les résultats de l’entreprise. Vous regardez votre ingénieur avec soulagement tandis qu’il (elle) vous fait un clin d’oeil. Autant dire que sans lui ou elle vous seriez devenu-e chauve avant l’inauguration !

Espaces de travail : à quoi rêvent les millenials ?

On aurait tort de croire que c’est le baby-foot près de la machine à café qui leur donne envie d’aller au bureau. Au-delà des incontournables du confort moderne (excellente connexion wi-fi, chaise ergonomique, lumière naturelle…), nos plus jeunes collaborateurs veulent surtout de la flexibilité et rêvent de pouvoir changer d’espace de travail tout au long de la journée. C’est ce qui ressort d’une étude menée par le cabinet Haigo auprès des 20-35 ans.

 Lire un document dans la cuisine, puis s’installer dans un canapé pour un briefing informel avec un collègue avant de s’isoler dans une cabine pour un appel téléphonique : à chaque lieu s’associe une variété d’usages au gré des besoins et de l’humeur. L’heure est donc aux locaux flexibles et aménageables, y compris sur le plan des horaires : pouvoir rentrer chez soi un peu plus tard que prévu pour compenser une arrivée tardive séduira les Millenials. L’environnement importe aussi : un quartier animé le soir les retiendra plus volontiers qu’une zone industrielle difficile d’accès. Et pour achever de les convaincre, l’aménagement d’un temps de télétravail reste une option à envisager ! 

Pour découvrir les détails de l’étude  » L’espace de travail de demain «  . 


Extrait de l’article publié sur : lemonde.fr

Lire l’article « Changer d’espace de travail tout au long de la journée »

Les services généraux, clé de la performance en entreprise

Vous vous dépêchez de finir votre présentation pour un rendez-vous client, mais vous n’avancez pas car les documents dont vous avez besoin sont éparpillés dans la pile de paperasse qui jonche votre bureau. Le client arrive dans quelques minutes, et vous devez encore préparer la salle de réunion sans savoir si le rétroprojecteur a été réparé… Une situation familière ? Alors votre entreprise doit peut-être muscler ses Services généraux ! 

Gestion du courrier, achat des fournitures, entretien des locaux… les professionnels du service aux entreprises sont là pour que les collaborateurs n’aient à se concentrer que sur leur missions. Dans certaines entreprises c’est l’Office Manager qui remplit ce rôle, mais dans beaucoup d’autres, ce sont des prestataires externes qui viennent s’intégrer à l’équipe pour réaliser ces tâches. On parle alors de Facility management.

Les DRH en sont de plus en plus conscients : le bien-être au travail est la clé de la motivation et donc de la performance des salariés. Plus de 70% des entreprises sont prêtes à investir pour un environnement de travail plus agréable ! Signe que la satisfaction des collaborateurs n’a pas de prix..


Extrait de l’article publié sur : Michaelpage.fr

Chère imprimante : quels sont tes coûts cachés ?

Laser ou jet d’encre ? Monochrome ou couleur ? Souvent considérée comme accessoire, l’impression représente tout de même 20 à 25% du budget informatique d’une entreprise, rappelle le Nouvel Economiste. Et si on ramène la durée d’usage au prix, le coût d’une imprimante pour une utilisation occasionnelle peut s’élever à une dizaine d’euros par minute ! De bonnes raisons pour réfléchir à cet usage avec des professionnels qui vous orienteront vers la solution la plus adaptée à votre entreprise.  

C’est un fait : quand les consommables représentent près de la moitié du coût final d’une imprimante, on ne peut se fier au prix d’achat de la machine pour évaluer son besoin. C’est là qu’intervient le TCO (Total cost of ownership), un indicateur qui prend en compte non seulement le coût de l’imprimante et des cartouches, mais aussi celui de l’entretien et de la maintenance. Face à une profusion d’offres permettant également de louer son matériel avec des garanties très différentes selon les usages, il peut être judicieux de demander un audit pour déterminer ses besoins avec précision. Enfin, une solution bien pensée permet de profiter des innovations : la multiplication des écrans bouscule la pratique de l’impression, le secteur se réinvente et la reprographie est plus que jamais un service. Il est temps d’en profiter ! 


Extrait de l’article rédigé par Laurène Rimondi et publié sur : Lenouveleconomiste.fr

Lire l’article « La traque aux coûts cachés des systèmes d’impression »

Sédentarité : 5 conseils pour ne pas s’user au travail

Tendinopathie, épicondylite, hygroma… ces doux barbarismes ne sont pas les ingrédients secrets de l’environnement de travail idéal, bien au contraire : c’est l’inventaire à la Prévert des TMS ou Troubles musculo-squelettiques, les maux qui attendent le salarié mal installé à son poste. Pour les éviter, pas de secret : sur l’ergonomie du poste de travail il faut mettre le paquet ! 

Ils se localisent dans les “tissus mous” aux alentours des articulations, au niveau des épaules, des lombaires ou des poignets. Sournois, les TMS ne préviennent pas : après des heures assis dans la même position, vous ressentirez au pire un engourdissement qui ne s’aggravera qu’avec les années. Plus généralement, selon l’Observatoire national de l’activité physique et de la sédentarité (Onaps), le fait de rester assis plus de trois heures par jour est déjà responsable de 3,8 % des décès, ce qui en fait la première source de mortalité devant le tabagisme. Pèle-mèle, la “sédentarité” cause une atrophie musculaire et augmente les risques (cardiovasculaires, diabète) en affaiblissant le coeur et la circulation sanguine. Elle diminue l’oxygénation du cerveau et induit une baisse de l’activité neuronale et hormonale (ce qui cause du stress et de l’anxiété). A partir de 8 heures d’inactivité le risque de mortalité augmente de 8% par heure et au-delà de 10 heures il grimpe à 34% ! 

Prévenir plutôt que guérir 

Pour lutter contre ce mal du travailleur moderne, l’activité sportive s’impose bien sûr mais elle n’est pas suffisante, car pour compenser l’inactivité il faudrait faire jusqu’à deux heures de sport par jour ! Le salut réside donc en un mot : prévention. Les médecins conseillent de se lever et de bouger pendant quelques minutes, toutes les heures. Chaque fois que possible, on préfère l’escalier à l’ascenseur et surtout, on privilégie un mobilier de bureau ergonomique pour travailler. Le fauteuil doit offrir une assise confortable, un dossier soutenant les lombaires, des accoudoirs inclinables et une hauteur adaptable. Le bureau doit arriver au niveau des coudes et comporter un espace libre pour les jambes qui permette au collaborateur de modifier sa posture à volonté. 

Ces réflexes simples permettent de limiter les risques pour les salariés et aussi pour l’entreprise – les TMS étant aujourd’hui reconnues comme des maladies professionnelles par la Sécurité sociale. Pour aller plus loin, des professionnels sont là pour vous aider : le responsable environnement de travail peut réaliser un audit de vos bureaux et le conseiller produit, vous guider dans le choix du matériel le plus adapté. C’est enfin l’occasion d’innover: à l’heure où les Millenials rêvent d’espaces de travail flexibles et modulables, on peut ainsi leur offrir des postes permettant une variété de positions, comme les ”bureaux debout” et les sièges inclinables avec une extension pour allonger les jambes et profiter des bienfaits de la sieste au bureau. Ou comment convertir les risques santé en opportunité d’une meilleure qualité de vie au travail ! 

Espaces de travail alternatifs : où en est-on ?

Un espace améliorant la collaboration et le bien-être : c’est ce que les collaborateurs attendent de leur entreprise aujourd’hui. Alors que la qualité de la vie au bureau passe devant la rémunération parmi les critères contribuant à la satisfaction des salariés, un baromètre de l’Observatoire Actineo donne quelques clés pour cerner les évolutions dans ce domaine.

Qui a dit que l’open space était la norme ? Moins d’un tiers des actifs y travaille aujourd’hui et seulement 6% n’ont pas de poste attribué. Quant au télétravail, il ne concerne encore qu’un employé de bureau sur quatre, même s’ils sont de plus en plus nombreux (48%) à pouvoir l’expérimenter de temps à autre.

Si les espaces et les méthodes de travail alternatifs restent encore marginaux, ils sont plébiscités par les collaborateurs : près d’un sur trois préférera l’open space s’il est complété par des bulles de confidentialité et des salles de réunion en libre accès. Les espaces conviviaux et autres salles de repos trouvent leur public avec plus de 70% d’utilisateurs dans la petite minorité d’entreprises qui en possèdent. Et si un tiers des actifs souhaite la généralisation du télétravail, plus de la moitié pensent que choisir plus librement l’aménagement de leur temps serait prioritaire pour leur bien-être et leur efficacité.


Extrait de l’article rédigé par Fabienne Broucaret et publié sur : Myhappyjob.fr

Lire l’article « Qualité de vie au bureau : les 3 défis à relever ! »

 

Bureaux debout, cabines à sieste… Quels espaces de travail pour demain ?

A peine 38 % des salariés européens considèrent que leur environnement leur permet de travailler très efficacement. Et nombre d’entreprises semblent encore penser qu’il suffit de mettre à disposition des salariés un canapé et un baby-foot pour qu’ils soient heureux au travail… heureusement, un nombre croissant d’employeurs a pris conscience de l’importance du cadre de travail pour stimuler la créativité et la performance, lutter contre l’absentéisme ou faciliter le recrutement. Voici les innovations de quelques-uns d’entre eux.  

Une réunion client dans un cockpit d’avion, des entretiens annuels autour d’un mini-golf… les 1200 employés de Google à Seattle le savent : lorsque votre entreprise a les moyens d’investir dans des décors d’exception pour ses immenses locaux, le travail en devient plus ludique – mais pas seulement. Pouvoir varier les espaces et changer d’air tout au long de la journée, ou simplement choisir un niveau d’intimité, d’ambiance ou une luminosité adaptée à chaque situation de travail rend aussi diablement efficace !  

Bien entendu, toutes les entreprises ne s’appellent pas Google. Mais en matière de qualité et de confort de l’espace de travail, il y a de l’innovation dans tous les secteurs et pour toutes les bourses. On peut innover du côté du design, à l’image d’AirBnB et ses salles de réunion en forme de petites maisons qui rappellent les valeurs d’hébergement de l’entreprise. Mais l’aménagement de l’espace de travail est aussi l’occasion d’implémenter de nouveaux usages en accord avec des façons de travailler plus nomades, plus étendues dans le temps ; plus mélangées avec les différentes activités de la vie de chacun aussi.  

En fonction de l’ADN de chaque société, différentes activités peuvent s’introduire au bureau. Certaines ont par exemple testé la cabine à sieste, comme Renault, Apple France, Adidas ou Orange. Et que penser de la mode des bureaux debout pour lutter contre la sédentarité, ou même de ces sportifs qui font la promotion du travail en marchant – par exemple sur des tapis roulant ?  

Pour l’entreprise désireuse de travailler son identité, son image et le bonheur de ses collaborateurs d’un même élan à travers le (ré)aménagement de ses bureaux, les choix sont multiples et les prestataires ne manquent pas pour l’accompagner dans l’aventure. Pour être réussie, la démarche doit idéalement être collaborative : plus que jamais, les bureaux sont le reflet des besoins singuliers des collaborateurs et ils se sentiront d’autant plus efficaces et impliqués dans l’entreprise s’ils sont associés à leur conception !  

Le Facility Management, un métier qui se transforme

Quand les “millenials” déboulent en masse sur le marché du travail, ils apportent avec eux leurs exigences et transforment le métier de Facility Manager. Explications avec Philippe Cornus, le directeur de Vinci Facilities dans Workplace Magazine .

Des espaces de travail flexibles, modulables et connectés à leurs utilisateurs via une myriade de technologies et services embarqués : voici la vision qui doit inspirer le facility manager de demain. Mais pour passer du bureau d’entreprise “à la papa” – que l’on voyait comme un simple actif immobilier – à une “plateforme de collaborations” fonctionnant en circuit ouvert, les responsables de site doivent devenir de véritables “animateurs de lieux de vie”.

Pour ces pros de l’ hospitality, la compétence-clé sera le space planning pour connecter les utilisateurs (désormais au centre) à un environnement qui s’adapte à leurs modes de vie. Leurs outils ? Des “assets digitaux” pour collecter, visualiser et analyser les données sur le bien-être des usagers, leur proposer de nouveaux services ultra-personnalisés et les informer en temps réel sur les usages du bâtiment. Un travail qu’ils accomplissent main dans la main avec tout l’écosystème de startups de ces “smart services” qui facilitent la vie des salariés.


Extrait de l’article rédigé par Philippe Conus et publié sur : workplacemagazine.fr

Lire l’article « Le facility management face aux mutations en cours »

Recyclage des déchets en entreprise : peut mieux faire !

Le saviez-vous ? Un salarié produit en moyenne… 130 kg de déchets par an ! Et sachant que l’utilisation de papier recyclé – par exemple – permet de réduire de 40% l’émission de CO2, on mesure facilement l’importance des gestes de tri dans l’entreprise ! Sauf que celles-ci ont encore des progrès à faire.

C’est une étude de la société Riposte Verte qui dresse ce constat mitigé. Pour reprendre l’exemple du papier, à peine plus d’une entreprise sur trois (35%) le recycle, et seulement une sur dix achète du papier recyclé (12%). En cause notamment, une méconnaissance de la réglementation : moins d’une entreprise sur deux (44%) déclare être calée sur le sujet.

Pourtant, les salariés sont demandeurs de plus d’efforts en matière d’écologie : 96% d’entre eux se disent prêts à changer leurs procédures de travail pour améliorer le système de tri ! Alors, comment faire ? Pour 80% des personnes interrogées, la solution serait de sensibiliser les collaborateurs aux gestes de tri via un plan de communication interne. Et pour l’entreprise désireuse de s’améliorer, il s’agit surtout de s’entourer de prestataires qualifiés qui gèreront tous les aspects de cette démarche d’éco-responsabilité !


Extrait de l’article publié sur : servicesproprete.fr

Lire l’article « Comment les entreprises gèrent leurs déchets de bureau »

Le collaborateur polyvalent : zoom sur un héros de l’ombre

Déménager du mobilier en interne, vider une cave, fixer des étagères… quelle entreprise n’a jamais été confrontée à ces tâches qui ne correspondent à aucune fiche de poste en interne et doivent pourtant être confiées à quelqu’un, bien souvent de toute urgence ? C’est sur ces missions délicates qu’intervient le collaborateur polyvalent, véritable héros de l’ombre. Personne ne parle de lui et pourtant, il est comme l’huile dans le moteur de l’entreprise : nécessaire à son bon fonctionnement. Si vous aussi, vous avez une liste de tâches que vous n’avez jamais osé confier à vos collaborateurs, voici comment vous entourer des multiples compétences de ce métier méconnu.

Un collaborateur polyvalent, kézaco ? C’est sans doute la mission la moins reconnue dans les entreprises puisqu’il n’y a pas vraiment de recrutement spécifique pour ce collaborateur providentiel. C’est souvent très officieusement que dans certaines équipes, du fait de ses aptitudes et de son caractère, un collaborateur se propose ou est désigné pour jouer le rôle de « l’homme (ou la femme) à tout faire ». Et ce, bien souvent sans aucune autre contrepartie que la reconnaissance éternelle de l’Office manager ! Évidemment, cette situation est de l’ordre du bricolage et n’est clairement pas idéale – car après tout, le collaborateur qui se charge de ces tâches au pied levé doit généralement aussi gérer les urgences de son poste. Mais pour nombre d’entreprises qui ne disposent pas de ces ressources bricoleuses en interne (que l’on pense à un cabinet d’avocat par exemple !) la situation est plus complexe encore.

L’une des solutions est bien sûr de veiller à intégrer ces tâches et ces aptitudes de polyvalence dans la fiche de poste de l’Office manager lui/elle-même et d’en faire une condition au recrutement. Mais nul n’est paré pour toutes les situations d’urgence, et lorsque cela ne suffit pas il est possible d ‘externaliser les missions du collaborateur polyvalent. Certaines entreprises se font en effet une spécialité de synchroniser en un temps record plusieurs actions et compétences.

Bricolage, manutention, petit déménagement… le collaborateur polyvalent est clairement multi-casquettes et sait être réactif sur des missions atypiques et variées. Vous devez trouver en urgence 300 paquets de céréales pour un test produit, trier et vider une cave entière d’archives face à un risque d’inondation ou monter à toute vitesse un stand sur un salon professionnel au cours d’un weekend ? Il n’y a rien que ce spécialiste du service aux entreprises ne sache faire. Finalement, le plus difficile reste le choix d’un prestataire qui s’occupera réellement de tout, et donc d’avoir dans son répertoire le bon numéro à appeler en cas de besoin.