Vous souhaitez réduire vos coûts d'impression ?

Représentant 1 à 3% du chiffre d’affaires annuel, les coûts d’impression constituent un poste de dépense considérable pour une entreprise. En modifiant les habitudes de travail, il est pourtant possible de réduire cette charge. Faites évoluer vos processus d’impression en suivant les conseils suivants.

Améliorer vos processus d’impression

Pour cela, commencez par déterminer les coûts réels d’impression au sein de votre entreprise en effectuant un état des lieux. À noter que hormis les consommables comme le papier, le toner ou encore l’encre, les coûts d’impression comprennent également le prix d’achat ou de location du matériel d’impression. Le coût des contrats de maintenance annuel est également compris. Pour avoir une vision globale du coût mensuel et annuel de l’impression au sein de votre entreprise, déterminez le volume de pages imprimées par mois, la quantité de consommables, puis jetez un œil à vos contrats de location et de maintenance. Cette analyse vous permettra de déterminer les problèmes relatifs aux processus d’impression comme de mauvaises pratiques ou un choix de matériel inadapté.

Une fois l’évaluation des coûts d’impression et de la consommation de papier terminée, réalisez un audit de vos besoins réels, notamment l’utilisation de fonctions annexes (fax, photocopie, scanner…). Étudiez si la numérisation des documents en remplacement de certains processus requérant des impressions ou l’utilisation de systèmes multifonctions pour centraliser l’impression serait possible.

Favoriser les bonnes pratiques

L’adoption de certains réflexes par l’ensemble des employés d’une entreprise se révèle essentielle pour alléger les coûts d’impression. Il est notamment conseillé de :

Limiter les impressions : évitez de gâcher inutilement de l’encre et du papier si l’information à imprimer peut être notée sur un bout de papier. En allant dans les paramètres d’impression, vous pouvez également délimiter les pages à imprimer en sélectionnant uniquement celles des documents nécessaires. Si vous désirez imprimer une page web, sachez qu’il est possible d’exclure les éléments graphiques et images indésirables grâce à certaines implications. N’oubliez pas non plus de visualiser vos documents avant de lancer l’impression pour repérer les parties sans intérêt.
Privilégier l’impression recto-verso : cette pratique permet de réduire jusqu’à 30 % la consommation de papier. Pour vous faciliter la tâche, misez sur les imprimantes multifonctions dotées d’un mode d’impression recto-verso.
Favoriser l’impression en noir et blanc : cette méthode est recommandée pour faire des économies en termes de cartouches de couleurs en paramétrant le noir et blanc par défaut.

Optimiser les coûts en externalisant

Si vous effectuez régulièrement des impressions longues, nécessitant des finitions particulières, il est préférable de recourir aux services d’un prestataire extérieur spécialisé dans la reprographie. Vous éviterez ainsi les pertes de temps liées à l’affectation d’un employé et d’une imprimante à cette tâche. En externalisant ce travail, vous bénéficierez des compétences de professionnels équipés des matériels adaptés pour vous fournir rapidement des documents de qualité. De plus, vos collaborateurs pourront se concentrer entièrement sur leur travail.

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