Découvrez le FLEX OFFICE et changer de vie ... AU BUREAU !

Fini la sédentarité et place aux horaires de travail modulables, le flex office, un nouveau mode d’organisation où les collaborateurs n’ont pas de poste de travail fixe, s’est propagé en entreprise.

Face à l’émergence de nouveaux modèles d’organisation du travail, notamment dans les grandes entreprises et les start-ups, le concept de « bureau flexible » est apparu comme une réponse efficace ! Désormais, le mode de travail nomade semble en passe de devenir la norme, quitte à ringardiser le traditionnel open space.

On commence par du télétravail et on finit au flex office ?

En France, le télétravail connaît un véritable essor. Pourquoi ? Parce qu’il permet aux salariés d’avoir des horaires de travail plus souples, tout en gagnant en autonomie. Résultat, moins de stress, plus d’efficacité et une meilleure articulation de la vie professionnelle et personnelle.

Pour l’entreprise, le télétravail a aussi des avantages ! Il augmente la flexibilité des ressources humaines, réduit l’absentéisme et les retards, et stimule la motivation. Selon une étude récente, l’adoption de cette nouvelle organisation du travail permettrait de diminuer de 5,5 jours par an la durée d’arrêt maladie.

Fini le bureau individuel agrémenté de photos de ses proches ou de petits accessoires en tout genre ! L’idée est que le collectif prime sur l’individuel avec des espaces polymorphes adaptés aux échanges.

Le flex office c’est quoi ?

Véritable bureau 3.0, le flex office est d’abord apparu aux États-Unis.

Son principe ? Revoir la totalité de l’espace de travail et son organisation, en faisant la part belle au télétravail et au “mobile working” (poste de travail non attitré).

Concrètement ? Dans ces bureaux flexibles, le nombre de postes de travail, leur emplacement et la fonction des zones désignées ont été modifiés.

Ces bureaux nouvelle génération sont équipés de mobiliers mobiles et d’un plancher technique surélevé (qui intègre la connectique), afin de faciliter le déplacement des meubles et des appareils informatiques.

Généralement, l’espace est divisé en deux zones principales : un espace de travail et un espace subsidiaire.

Le premier prend souvent la forme d’open spaces et de bureaux privés pour certains membres de la direction ou pour certains services nécessitant de la confidentialité (la comptabilité, les ressources humaines, les services juridiques…).

Autour de cette première zone, on trouve :

des salles de réunion informelles,
des espaces détente (machines à café, cuisines),
des « phone booth» (cabine téléphonique),
des « meeting box » (cabines acoustiques de réunions),
des « focus room » (salles de concentration où un salarié peut s’isoler de ses collègues).

Ainsi, chaque salarié peut s’installer à n’importe quel poste en arrivant le matin. Espace zen ou zone propice à la communication, il appartient au collaborateur de choisir l’espace de travail selon ses tâches à effectuer !

Au-delà de l’aspect « rationalisation des espaces », ce type d’organisation de l’espace de travail vise à accélérer la digitalisation des entreprises, tout en tenant compte de la dimension environnementale (« paper less » concept) et technologique (applications mobiles qui permettent de trouver une salle de réunion, d’utiliser le covoiturage, etc).

Une véritable philosophie basée sur l’auto-organisation, l’indépendance des professionnels et une approche agile de la création de produits !

Optimiser l’espace pour économiser

Ce concept alternatif aux bureaux classiques s’avère une solution idéale pour réduire les coûts. Il est très pratique pour les entreprises dont les employés travaillent en horaires flexibles : le «surplus» vacant des surfaces est distribué dans des zones multifonctionnelles et collaboratives.

Et même si la conception d’un tel bureau peut coûter plus cher qu’un open space classique, cet aménagement va réduire le nombre de postes de travail et par conséquent, baisser le montant du loyer, notamment dans les villes où les prix au mètre carré s’envolent !

Les avantages du flex office

Voici les avantages principaux du flex-office :

Faire des économies : le flex office permet de gagner de la place et donc de baisser les coûts liés à l’immobilier.
Environnement de travail amélioré : les zones collectives (espace détente, zones d’interactions informelles) améliorent l’environnement de travail et agissent sur le bien-être des salariés.
Rencontrer d’autres collègues : cette organisation rend les collaborateurs plus ouverts et favorise la communication horizontale. Tous les employés, y compris les cadres supérieurs, travaillent côte à côte et peuvent demander conseil à leurs collègues. Cela ouvre la possibilité de communiquer davantage, d’éviter les formalités, de partager des expériences et d’établir des relations de la confiance mutuelle entre les équipes.
Atmosphère conviviale et créative : les postes de travail flexibles permettent aux employés de modifier leurs conditions du travail en fonction de leur humeur et des tâches de la journée. En outre, cette organisation stimule le mouvement.
Télétravail possible : avec l’aide de « clean desk policy » (politique de tables propres) les contributeurs sont organisés et mobiles grâce aux outils managériaux disponibles sur leurs ordinateurs portables et smartphones.
Image d’entreprise : un effet positif apparaît non seulement vis-à-vis des clients et partenaires, mais également vis-à-vis des employés embauchés.

Les inconvénients du flex office

Mais attention, le bureau nomade peut avoir des conséquences sur les travailleurs :

Un bureau impersonnel : en changeant de poste chaque matin, il est impossible de territorialiser l’espace de travail. Pour certains salariés, il est alors plus difficile de développer un sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Nécessité d’être organisé : lorsque l’on a pas de bureau attiré, il est nécessaire d’organiser son quotidien en amont (réserver un espace de coworking, fixer des lieux de rendez-vous avec les équipes, trouver le bon spot, etc.).
Difficulté à garder le contact : en demandant aux salariés de ne pas avoir de localisation précise dans l’entreprise, les personnes qui aiment travailler ensemble, ou qui s’apprécient, ont des difficultés pour se regrouper.