Gestion des documents : Optimiser l’accès à l’information dans son entreprise

Dans plus de 40% de leurs recherches, les employés des entreprises européennes ne retrouvent pas l’information qu’ils cherchent.

Une étude d’IDC* analysant les habitudes de travail de plus de 2000 employés d’entreprises européennes de toute taille a permis d’établir qu’une entreprise perdait en moyenne 5400 euros par employé par an dans la recherche infructueuse d’information.

En cherchant à comprendre les raisons de cette inefficacité, on découvre que, pour plus de 60% d’entre eux, ces employés recherchant régulièrement de l’information au sein de leur entreprise devaient en moyenne s’appuyer sur au moins quatre bases documentaires différentes et jusqu’à 11 sources pour 15% d’entre eux !

Si l’on ajoute à cette constatation le fait que le classement établi pour un type de document dans l’entreprise ne correspond en général qu’aux attentes et aux habitudes de travail de la personne qui a établi ce classement ou, au mieux, de son département, les chiffres suivant prennent alors tout leur sens :

Un tiers du temps des employés recherchant régulièrement des documents est alloué à consolider les informations provenant de différentes sources
dans presque la moitié des cas (44%), ils ne retrouvent finalement pas ce qu’ils cherchent !

Au-delà des chiffres et des analyses, il suffit de réfléchir à son propre quotidien pour constater l’évidence : combien de fois vous êtes-vous acharné sur les classeurs de votre arborescence ou de vos tiroirs de votre bureau en vous demandant dans lequel vous aviez bien pu déposer le contrat de Dupont SAS ou le devis de Durand SARL?

Armoire papier, ordinateur, serveur de l’entreprise, boite e-mail… la multiplication des sources d’information nous oblige à régulièrement « pêcher » l’information au sein de bases multiples, et avec, la plupart du temps, des structures de classement inadaptées à notre propre besoin.

Au final, l’information est là, à portée de main et pourtant inaccessible et, par ailleurs mal sécurisée car répartie au sein de trop d’espaces différents.

Pourtant, la solution est bien là, toute proche : les technologies de numérisation, classement et recherche des documents sont maintenant accessibles, tant financièrement que du point de vue de leur simplicité, aux plus petites des entreprises. Il suffit juste de passer le pas !

*Unlocking the hidden value of information – IDC – July 2014