Archives : quelques conseils pour une bonne gestion  

Ayant pour objectif de gérer les archives, l’archivage englobe différentes actions, à savoir le rangement, le triage, l’organisation et la classification, la conservation et la sécurisation. Quel que soit le secteur d’activité et la forme de l’entreprise, cette pratique constitue une étape indispensable. Voici quelques conseils pour vous aider à mieux gérer vos archives. 

Les documents à archiver

Notez que les documents à archiver doivent être validés par l’entreprise et être conservés durant un certain nombre d’années. Ils peuvent concerner la mémoire historique de l’entreprise, les données relatives à son organisation (gestion du personnel, comptabilité, clients, fournisseurs…), les données destinées aux organismes sociaux, audit et fisc, ainsi que les informations nécessaires en matière de contentieux.

Misez sur un système de gestion efficace

La gestion de l’archive ne doit pas s’effectuer à la légère, mais suivant une méthode performante et rigoureuse. Votre système de gestion doit permettre l’accessibilité et garantir la fiabilité ainsi que l’intégrité des archives. Que vous optiez pour un archivage physique de documents papier ou un archivage numérique par stockage en ligne, vous devez disposer d’un plan de classement et établir une politique de conservation des archives. Une certaine priorité doit être respectée au moment d’archiver vos données, prenant en compte la confidentialité des informations et la fréquence de consultation.

Pour vérifier l’efficacité et la fiabilité de votre système d’archivage, recourez aux services du Responsable Environnement de Travail. Après la réalisation d’un audit, cet expert mettra en œuvre des moyens et des procédures en phase avec les problèmes détectés.

 

Responsable environnement de travail chez Offiscenie
Louis responsable environnement de travail
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