Dématérialisez les dossiers du personnel : c’est simple, efficace et rentable !

Dans les entreprises, même de tailles importantes, les dossiers du personnel sont encore très souvent gérés sous forme de documents papiers rangés dans des chemises et sous chemises. Cette gestion pose des problèmes d’encombrement, de sécurité, de confidentialité et d’accessibilité de l’information.

Qu’apporte potentiellement la dématérialisation des dossiers du personnel ?

La disparition du dossier physique des armoires apporte la sécurisation du stockage et la possibilité de partager facilement certains documents avec des responsables opérationnels, la Direction Générale et les collaborateurs RH.
Selon le degré de sophistication du Système d’Information (SI) et plus particulièrement du SIRH, des passerelles d’interopérabilité permettent des transferts automatiques de documents ou des synchronisations de données.
Les processus RH peuvent être revisités, améliorés ou complétés en prenant avantage de la circulation instantanée des documents, des fonctionnalités de validation et de travail collaboratif.

Actuellement, que font les SIRH (au plus) :

Gestion de la base des collaborateurs
Gestion de la paye
GTA (temps et activités)
Communication interne (informations, livrets d’accueil et de procédures, …)
Gestion des recrutements (entretiens, processus de décision, préparation des contrats)
Gestion des évaluations

Comment évoluent les processus RH :

Les réflexions portent notamment sur le degré de décentralisation versus le contrôle et la recherche de « productivité ». Il s’agit souvent de délocaliser l’initiative et le suivi au plus près du collaborateur tout en maintenant un contrôle en temps réel au niveau central afin de garantir la cohérence globale et le respect des directives.
Ces objectifs en apparence contradictoires deviennent compatibles grâce à l’association des outils de SIRH avec une solution de dématérialisation des dossiers du personnel.

Que reste-t-il au minimum dans les dossiers physiques :

Les courriers (candidature, évènements de la vie, courriers d’information)
Les documents de la situation personnelle du collaborateur : CV, diplômes, état civil, …
Tout ce qui relève du domaine contractuel ou juridique: contrat de travail, procédures disciplinaires, …
Des notes manuscrites
- Des justificatifs divers

…. Souvent, beaucoup plus

Quelles sont les caractéristiques nécessaires et souhaitables d’une solution de dématérialisation des dossiers du personnel ?

Cette solution doit d’abord s’appuyer sur une GED performante.
Elle doit s’adapter au plan de classement type des dossiers de l’organisation.
Elle doit pouvoir intégrer la totalité des documents « papier » et « électroniques ».
Elle doit incorporer une gestion détaillée des droits des utilisateurs car un des bénéfices importants de telles solutions est de pouvoir autoriser la consultation de certaines catégories de documents à des utilisateurs extérieurs à la fonction RH.
Elle doit proposer plusieurs niveaux de confidentialité et une sécurité totale du stockage comme des accès.
Elle doit être interopérable avec les autres outils du SIRH.
Elle doit être très accessible et simple à utiliser pour minimiser l’impact du changement.
Elle peut proposer des fonctionnalités de workflow.
Elle peut proposer la traçabilité des actions des utilisateurs.
Elle doit avoir une « payback period » inférieure à trois ans grâce aux gains de productivité (workflow performants et élimination des manipulations des dossiers et des documents).

Une expression des besoins lucide, cohérente et pragmatique doit amener à sélectionner la solution adaptée.

Lucide : sur l’organisation existante et sur les objectifs à atteindre. Toutefois, l’ambition est nécessaire car la dématérialisation permet de concevoir de nouveaux processus et un nouveau mode de partage des informations. La mise en place d’une solution de dématérialisation des dossiers du personnel est facilitée si elle accompagne des évolutions organisationnelles.
Cohérente : avec le SI et plus spécifiquement avec le SIRH. La solution de dématérialisation des dossiers du personnel est complémentaire des autres outils avec lesquels elle doit pouvoir dialoguer. L’expression des besoins doit également être cohérente avec la stratégie RH dans son ensemble.
Pragmatique : pour l’analyse des dossiers, de leur contenu et de la charge d’initialisation (incorporation de l’existant). Pragmatique aussi pour mesurer les changements opérationnels et les besoins de formation ou de refonte des processus. Pragmatique enfin pour démontrer rapidement les bénéfices de la solution retenue et atteindre les objectifs de productivité.

La dématérialisation des dossiers du personnel est une étape significative dans l’évolution des modes de fonctionnement des organisations. Elle doit être guidée par le « bon sens » et une bonne connaissance de ce que les technologies et les solutions logicielles peuvent apporter. Cette connaissance exige souvent l’intervention de professionnels pour guider les choix.

Patrice Méda

Fondateur de Primascan (www.primascan.fr)

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