Remboursement des frais : ce qui est permis… ou pas !

Dans le cadre d’une activité professionnelle, l’encadrement sur la réglementation des frais engagé par un entrepreneur est très strict. Afin de percevoir un remboursement par l’entreprise, certaines règles doivent être respectées. 

Les frais à rembourser doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise, munis de justificatifs et restitués à l’euro près.

Les frais de restauration

  • Les repas d’affaires sont remboursables en totalité et déclarés sur le relevé annuel des frais généraux si le montant dépasse les 6100 €.

  • Le remboursement des frais de repas personnels des gérants dépend du régime d’imposition.

  • Les dépenses engagées sur le lieu de travail ou à proximité ne sont pas prises en charge pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés.

  • Les enseignes assujetties à l’impôt sur le revenu remboursent les frais de repas pris au travail si le trajet domicile-travail ne permet pas au dirigeant de rentrer chez lui.

Les frais de déplacement

  • Tous les frais en rapport avec un déplacement professionnel peuvent être pris en charge et remboursés par la société à l’exception des trajets domicile-travail.

  • En cas d’utilisation de véhicule personnel pour des raisons professionnelles, le remboursement s’effectue selon les kilomètres parcourus et inclut le carburant, les primes d’assurance, etc.

Loyers et charges locatives

  • Les loyers versés sont déductibles en cas de contrat de crédit-bail.

  • Dans le cas où les locaux comptent parmi les actifs de la société, toutes les charges liées sont déductibles.

En cas d’exercice à domicile

L’entrepreneur peut demander un remboursement d’une quote-part de son loyer en plus de certaines charges s’il utilise une pièce de son domicile pour exercer sa profession.

Les frais engagés avant la création de l’entreprise

Dans le cas où des frais sont engagés par un entrepreneur avant la constitution de son entreprise, la plupart de ces dépenses sont remboursées après la création.

Les frais d’habillement

À l’exception des vêtements professionnels nécessaires ou obligatoires, les frais d’habillement de l’entrepreneur ne sont pas remboursables.

Les frais de formation de l’entrepreneur

À condition d’être réalisées par un organisme agréé, les formations d’un dirigeant sont remboursables et déductibles des impôts.

En cas de versement pour une caution bancaire

Lorsqu’une société contracte un emprunt bancaire et que le dirigeant se porte personnellement caution, il peut demander à être remboursé lorsque la trésorerie disponible est suffisante.

Les frais d’entretien et de réparations

Si des réparations sont engagées afin d’assurer le fonctionnement des éléments actifs, les dépenses sont déductibles.

Les primes déductibles

Les primes d’assurance sont déductibles si elles sont versées dans le but de garantir les risques liés aux éléments de l’actif.

Les charges de personnel

Sont déductibles :

  • Les avantages en nature ;
  • Les rémunérations des salariés ;
  • Les remboursements de frais ;
  • Les charges fiscales.

Les charges sociales personnelles

Sont déductibles :

  • Les cotisations obligatoires au régime d’allocation familiale ;
  • Les cotisations obligatoires d’Assurance-maladie et maternité des travailleurs non salariés ;
  • Les cotisations obligatoires d’Assurance-vieillesse aux régimes des artisans ou des commerçants.

Contactez l’office manager qui reste à votre écoute, il vous accompagnera dans toutes les démarches à effectuer.

Louis responsable environnement de travail

Responsable environnement de travail chez Offiscenie
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