Un ingénieur de transfert, mais pour quoi faire ?

De la logistique aux obligations légales en passant par la communication sur les nouveaux locaux, déménager une entreprise n’est pas une mince affaire. A tel point que dans le petit monde du service aux entreprises, un nouveau métier apparaît : l’ingénieur de transfert. Moins “gros bras” que chef d’orchestre, ce virtuose de la synchronisation des tâches sait gérer de A à Z les innombrables embûches du parcours du déménagement d’entreprise. Zoom sur un spécialiste méconnu.

Le scénario est digne d’une success-story à l’américaine et on imagine déjà la bande-annonce sur grand écran : l’entreprise prospère et s’agrandit, à tel point que les collaborateurs peuvent désormais rêver de locaux encore plus grands, flambant neufs et baignés de lumière. Vous sabrez le champagne à l’inauguration, laissant l’ingénieur de transfert raconter aux équipes les meilleures anecdotes du déménagement.

L’ingénieur de transfert ? C’est ce garçon ou cette fille zélé-e qui s’est occupé de tous les aspects du projet : économique et logistique bien sûr, mais aussi fonctionnel, administratif, social, technique et encore calendaire. Bien sûr, vous n’êtes pas arrivé à cette image d’épinal sans perdre quelques cheveux. Au début, vous pensiez que l’Office manager pourrait s’occuper tranquillement du transfert de l’entreprise dans ses nouveaux locaux, mais cette mission chronophage a rapidement débordé de sa fiche de poste. Vous avez donc appelé l’ingénieur à la rescousse, d’abord en support puis en délégation complète en découvrant l’étendue des compétences et des savoirs nécessaires.

A son arrivée il vous a adressé une fiche de mission qui comportait, à peu de chose près, les postes suivants :

J-180 : montage du projet immobilier
- Définition des besoins et cahier des charges : quelle superficie, quel secteur géographique ?
- Réunion avec le comptable et l’expert financier : quel budget ? Achat ou location ?
- Entretien avec l’expert immobilier : validation de la stratégie immobilière, premières opportunités et mise en place d’une veille sur les offres de locaux vacants.
- Constitution du dossier de candidature : courrier d’intérêt, extrait K-Bis, R.I.B…
- Première communication interne sur les envies et les besoins des collaborateurs.
- Préparation des visites : liste des points à vérifier (aspect et état, prestations, flexibilité des espaces…)
- Organisation des visites en impliquant les collaborateurs.
- Préavis de départ des anciens locaux.
J-100 : on a trouvé des locaux de rêve !
- Inspection des nouveaux bureaux avec une équipe d’experts avant la signature du bail : contraintes liées à l’informatique, installations et normes de sécurité, climatisation…
- Demande de devis auprès d’un architecte d’intérieur et d’entreprises de travaux (s’il y en a) et de sociétés spécialisées dans le déménagement d’entreprise.
- Plans d’occupation des nouveaux locaux et point sur le mobilier à acquérir avec le Responsable environnement de travail.
J-30 : derniers préparatifs…
- Début de l’étiquetage en impliquant l’ensemble des salariés.
- Changement d’adresse et installation des lignes téléphoniques.
Jour J : le grand chambardement !
- Avec le prestataire technique, transfert des documents sur le nouveau serveur et vérification du bon fonctionnement des réseaux et des appareils.
- Supervision des déménageurs et de l’équipe de nettoyage.
- Derniers achats et ajustements avec le Collaborateur polyvalent.

Retour à notre image d’épinal. Après les anecdotes et les applaudissements de la salle, vos collaborateurs vont s’asseoir gaiement à leurs bureaux, réglant leurs sièges ergonomiques dans une position anti-TMS et commencent à aménager leur espace de travail à leur façon. A présent vous le savez : ce déménagement aura été sans incidence sur la productivité de chacun et les résultats de l’entreprise. Vous regardez votre ingénieur avec soulagement tandis qu’il (elle) vous fait un clin d’oeil. Autant dire que sans lui ou elle vous seriez devenu-e chauve avant l’inauguration !