Le collaborateur polyvalent : zoom sur un héros de l'ombre

Déménager du mobilier en interne, vider une cave, fixer des étagères… quelle entreprise n’a jamais été confrontée à ces tâches qui ne correspondent à aucune fiche de poste en interne et doivent pourtant être confiées à quelqu’un, bien souvent de toute urgence ? C’est sur ces missions délicates qu’intervient le collaborateur polyvalent, véritable héros de l’ombre. Personne ne parle de lui et pourtant, il est comme l’huile dans le moteur de l’entreprise : nécessaire à son bon fonctionnement. Si vous aussi, vous avez une liste de tâches que vous n’avez jamais osé confier à vos collaborateurs, voici comment vous entourer des multiples compétences de ce métier méconnu.

Un collaborateur polyvalent, kézaco ? C’est sans doute la mission la moins reconnue dans les entreprises puisqu’il n’y a pas vraiment de recrutement spécifique pour ce collaborateur providentiel. C’est souvent très officieusement que dans certaines équipes, du fait de ses aptitudes et de son caractère, un collaborateur se propose ou est désigné pour jouer le rôle de “l’homme (ou la femme) à tout faire”. Et ce, bien souvent sans aucune autre contrepartie que la reconnaissance éternelle de l’Office manager ! Évidemment, cette situation est de l’ordre du bricolage et n’est clairement pas idéale – car après tout, le collaborateur qui se charge de ces tâches au pied levé doit généralement aussi gérer les urgences de son poste. Mais pour nombre d’entreprises qui ne disposent pas de ces ressources bricoleuses en interne (que l’on pense à un cabinet d’avocat par exemple !) la situation est plus complexe encore.

L’une des solutions est bien sûr de veiller à intégrer ces tâches et ces aptitudes de polyvalence dans la fiche de poste de l’Office manager lui/elle-même et d’en faire une condition au recrutement. Mais nul n’est paré pour toutes les situations d’urgence, et lorsque cela ne suffit pas il est possible d ‘externaliser les missions du collaborateur polyvalent. Certaines entreprises se font en effet une spécialité de synchroniser en un temps record plusieurs actions et compétences.

Bricolage, manutention, petit déménagement… le collaborateur polyvalent est clairement multi-casquettes et sait être réactif sur des missions atypiques et variées. Vous devez trouver en urgence 300 paquets de céréales pour un test produit, trier et vider une cave entière d’archives face à un risque d’inondation ou monter à toute vitesse un stand sur un salon professionnel au cours d’un weekend ? Il n’y a rien que ce spécialiste du service aux entreprises ne sache faire. Finalement, le plus difficile reste le choix d’un prestataire qui s’occupera réellement de tout, et donc d’avoir dans son répertoire le bon numéro à appeler en cas de besoin.