Un peu désordonné?

Factures, courriers, papiers administratifs, vous ne vous y retrouvez plus parmi les dossiers entassés sur votre bureau ? Préparez-vous un bon thé, mettez un peu de musique et retroussez vos manches. Il est temps de ranger !

Pourquoi et quand classer vos dossiers ?

Que vous utilisiez des documents format papier ou informatiques, les classer ne vous apporte que des avantages : accéder aux documents dont vous avez besoin en un battement de cils, repérer les documents qui vous manquent et identifier ceux qui sont désuets. Classer vos dossiers permet d’écourter votre recherche et de vous faire gagner du temps. Savoir que tel ou tel document se trouve à tel endroit, c’est du stress en moins !

Sachez que vous n’avez pas besoin de conserver tous vos papiers. Pour aérer votre bureau, voici un petit récapitulatif du temps durant lequel vous devez garder vos différents documents :

Pendant 6 mois : les notes de frais d’hôtel et de restaurant
Pendant 1 an : factures de téléphone et d’internet, taxes d’habitation et taxes foncières
Pendant 2 ans : papiers de sécurité sociale et de mutuelle, papiers de crédit, honoraires de médecin et de dentiste, avis de recouvrement des taxes foncières et d’habitation
Pendant 3 ans : déclaration de revenus
Pendant 4 ans : factures d’eau
Pendant 5 ans : factures de gaz et d’électricité, justificatifs de paiement des pensions alimentaires, quittances de loyers et charges locatives, attestations de paiement des impôts…

Comment procéder ?

Listez vos documents

Pourquoi une liste ? Tout simplement car c’est encore le moyen le plus simple d’identifier les types de documents que vous possédez et leurs fonctions (factures, comptes rendus de réunion, brochures, contacts, contrats…).

2. Classez

Après le listing (aussi complet que possible), entamez le classement. Voici les trois méthodes les plus utilisées :

Par ordre chronologique : c’est la méthode la plus simple et la plus utilisée. Attention : entendez-vous sur la date à prendre en compte : date de création, de réception ou de clôture. Notez que cette méthode de classement ne vous permet pas de retrouver un document dont vous ignorez la date.
Par ordre alphabétique : sans doute la méthode la plus rapide pour retrouver des dossiers, si vous en connaissez le nom. Il faut cependant être attentif au vocabulaire et déterminer des mots-clés.
Par numéro : ce type de classement s’avère le plus facile à mettre en place.

Documents d’entreprise :

Les entreprises ont un penchant pour le classement de type fonctionnel, c’est-à-dire selon les fonctions ou l’organisation (direction et administration, ressources humaines, service technique, service financier, etc.). Ceci dit, vous pouvez combiner diverses méthodes.

Documents personnels :

Vous pouvez ranger vos documents personnels selon ces catégories de base :

Citoyenneté (documents ayant un rapport avec l’état ou les organismes publics comme les impôts, les taxes et les passeports)
Études et emplois (relevés de notes, lettres de recommandation, CV, etc.)
Finances (relevés bancaires et de carte de crédit)
Santé
Loisirs
Habitation (documents liés à votre hypothèque et vos échanges avec l’entrepreneur, le plombier…)

Pour éviter d’y perdre votre latin, vous devez avant tout avoir de la méthode. Choisissez celle qui convient le mieux à votre activité en vous posant cette question : comment allez-vous retrouver les dossiers dont vous avez besoin, facilement et rapidement ?