Les organisations (PME, profession libérale, Comité d’entreprise, …) manipulent toutes sortes de documents papier et électronique.
Pour ne pas perdre son temps et perdre de l’information il faut regrouper, trier, retrouver et partager entre collègues, collaborateurs ou intervenants extérieurs ces documents.
Les solutions de GED peuvent maintenant rendre de grands services en la matière pour peu qu’ elles sachent répondre au moins au contraintes suivantes :
Documents multiformes et multi supports :
- Supports papier de divers formats
- Fichiers électroniques bureautiques : Adobe PDF, Microsoft Office, …
- Fichiers électroniques multimédia : photos, musique, …
- Emails
- Une interface d’accès commune
- Classement et indexation à la fois souple et précise, qui corresponde à l’ activité
- Moteur de recherche complet pour trouver rapidement un document
- Partage de l’accès à la base documentaire :
- Quel que soit le terminal : PC ou tablette
- Simplement et de n’importe où
- Avec des utilisateurs désignés
- La sécurité
- Du stockage
- Des accès
L’utilisation d’une GED comporte deux volets distincts :
- L’alimentation de la GED avec les documents
- L’exploitation par la recherche et la consultation des documents
L’alimentation par des documents « papier » exige le passage au scanner et l’envoi du fichier issu du scan. Les documents électroniques doivent être sélectionnés et envoyés vers l’application de GED. La seconde phase de l’alimentation concerne le classement et l’indexation des documents. Les critères retenus pour cette étape sont déterminants pour les recherches ultérieures de documents.
En fonction de la phase de classement et d’indexation précédemment évoquée, la solution de GED doit vous proposer des fonctionnalités de recherche les plus étendues. Il faut ainsi pouvoir combiner les critères (nature, date, montant, mots-clés, …) pour retrouver rapidement les documents recherchés.
La recherche doit être puissante et la visualisation des documents rapide.
Les choix et les compromis à considérer :
Le choix du type de solution :
- « Client-serveur » : pour une application de GED à partager sur un réseau d’entreprise avec un logiciel installé sur chaque poste de travail.
- Une application « web » accessible par Internet mais avec un logiciel dédié installé sur le poste de travail.
- Une application « pure web » exploitable par le navigateur Internet et ne nécessitant aucune installation de logiciel sur le poste de travail. Ces solutions sont les plus récentes et les plus pratiques car elles permettent l’accès de tout PC ou tablette connectés à Internet. Ces solutions sont souvent proposées en mode SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire que leurs prix -souvent sous forme d’abonnement mensuel- sont proportionnels à l’utilisation de la solution.
Le scan des documents vers l’application de GED est soit directe, soit indirecte. Elle est directe quand l’application peut piloter le scanner ; elle est indirecte si le scanner ne fait que créer un fichier électronique qui doit ensuite être téléversé vers l’application.
Le système de classement et d’indexation relève du choix et du compromis. Le système de classement peut n’être qu’une simple arborescence de dossiers et sous-dossiers ou s’appuyer sur une vraie base de données relationnelle, plus puissante et plus rapide. Le compromis réside dans l’arbitrage à réaliser entre une indexation fine (c’est-à-dire remplir plusieurs champs descriptifs pour chaque document) donc contraignante en termes de temps et la possibilité de combiner les critères (fonction de la finesse de l’indexation) pour retrouver rapidement un document.
La sécurité doit concerner :
- L’identification des utilisateurs
- Le cryptage des échanges
- La sauvegarde des documents stockés
- Eventuellement la traçabilité des actions des utilisateurs
En résumé, nous recommandons au candidat à une solution de GED de caractériser ses besoins :
- Natures, supports et volumes de documents à gérer
- Niveau de complexité du classement et de l’indexation nécessaire pour des recherches rapides
- Niveau de sécurité requis pour les documents et les accès
- Nombre et profils des utilisateurs de la solution de GED
La sélection doit ensuite s’effectuer sur les critères :
- Adaptation aux besoins (contexte client / activités)
- Simplicité
- Performances
- Sécurité
Yves Barbier.
Fondateur de PrimaScan (www.primascan.fr)
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