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Un ingénieur de transfert, mais pour quoi faire ?

De la logistique aux obligations légales en passant par la communication sur les nouveaux locaux, déménager une entreprise n’est pas une mince affaire. A tel point que dans le petit monde du service aux entreprises, un nouveau métier apparaît : l’ingénieur de transfert. Moins “gros bras” que chef d’orchestre, ce virtuose de la synchronisation des tâches sait gérer de A à Z les innombrables embûches du parcours du déménagement d’entreprise. Zoom sur un spécialiste méconnu.

Le scénario est digne d’une success-story à l’américaine et on imagine déjà la bande-annonce sur grand écran : l’entreprise prospère et s’agrandit, à tel point que les collaborateurs peuvent désormais rêver de locaux encore plus grands, flambant neufs et baignés de lumière. Vous sabrez le champagne à l’inauguration, laissant l’ingénieur de transfert raconter aux équipes les meilleures anecdotes du déménagement.

L’ingénieur de transfert ? C’est ce garçon ou cette fille zélé-e qui s’est occupé de tous les aspects du projet : économique et logistique bien sûr, mais aussi fonctionnel, administratif, social, technique et encore calendaire. Bien sûr, vous n’êtes pas arrivé à cette image d’épinal sans perdre quelques cheveux. Au début, vous pensiez que l’Office manager pourrait s’occuper tranquillement du transfert de l’entreprise dans ses nouveaux locaux, mais cette mission chronophage a rapidement débordé de sa fiche de poste. Vous avez donc appelé l’ingénieur à la rescousse, d’abord en support puis en délégation complète en découvrant l’étendue des compétences et des savoirs nécessaires.

A son arrivée il vous a adressé une fiche de mission qui comportait, à peu de chose près, les postes suivants :

  • J-180 : montage du projet immobilier
    • Définition des besoins et cahier des charges : quelle superficie, quel secteur géographique ?
    • Réunion avec le comptable et l’expert financier : quel budget ? Achat ou location ?
    • Entretien avec l’expert immobilier : validation de la stratégie immobilière, premières opportunités et mise en place d’une veille sur les offres de locaux vacants.
    • Constitution du dossier de candidature : courrier d’intérêt, extrait K-Bis, R.I.B…
    • Première communication interne sur les envies et les besoins des collaborateurs.
    • Préparation des visites : liste des points à vérifier (aspect et état, prestations, flexibilité des espaces…)
    • Organisation des visites en impliquant les collaborateurs.
    • Préavis de départ des anciens locaux.
  • J-100 : on a trouvé des locaux de rêve !
    • Inspection des nouveaux bureaux avec une équipe d’experts avant la signature du bail : contraintes liées à l’informatique, installations et normes de sécurité, climatisation…
    • Demande de devis auprès d’un architecte d’intérieur et d’entreprises de travaux (s’il y en a) et de sociétés spécialisées dans le déménagement d’entreprise.
    • Plans d’occupation des nouveaux locaux et point sur le mobilier à acquérir avec le Responsable environnement de travail.
  • J-30 : derniers préparatifs…
    • Début de l’étiquetage en impliquant l’ensemble des salariés.
    • Changement d’adresse et installation des lignes téléphoniques.
  • Jour J : le grand chambardement !
    • Avec le prestataire technique, transfert des documents sur le nouveau serveur et vérification du bon fonctionnement des réseaux et des appareils.
    • Supervision des déménageurs et de l’équipe de nettoyage.
    • Derniers achats et ajustements avec le Collaborateur polyvalent.

Retour à notre image d’épinal. Après les anecdotes et les applaudissements de la salle, vos collaborateurs vont s’asseoir gaiement à leurs bureaux, réglant leurs sièges ergonomiques dans une position anti-TMS et commencent à aménager leur espace de travail à leur façon. A présent vous le savez : ce déménagement aura été sans incidence sur la productivité de chacun et les résultats de l’entreprise. Vous regardez votre ingénieur avec soulagement tandis qu’il (elle) vous fait un clin d’oeil. Autant dire que sans lui ou elle vous seriez devenu-e chauve avant l’inauguration !

Le collaborateur polyvalent : zoom sur un héros de l’ombre

Déménager du mobilier en interne, vider une cave, fixer des étagères… quelle entreprise n’a jamais été confrontée à ces tâches qui ne correspondent à aucune fiche de poste en interne et doivent pourtant être confiées à quelqu’un, bien souvent de toute urgence ? C’est sur ces missions délicates qu’intervient le collaborateur polyvalent, véritable héros de l’ombre. Personne ne parle de lui et pourtant, il est comme l’huile dans le moteur de l’entreprise : nécessaire à son bon fonctionnement. Si vous aussi, vous avez une liste de tâches que vous n’avez jamais osé confier à vos collaborateurs, voici comment vous entourer des multiples compétences de ce métier méconnu.

Un collaborateur polyvalent, kézaco ? C’est sans doute la mission la moins reconnue dans les entreprises puisqu’il n’y a pas vraiment de recrutement spécifique pour ce collaborateur providentiel. C’est souvent très officieusement que dans certaines équipes, du fait de ses aptitudes et de son caractère, un collaborateur se propose ou est désigné pour jouer le rôle de « l’homme (ou la femme) à tout faire ». Et ce, bien souvent sans aucune autre contrepartie que la reconnaissance éternelle de l’Office manager ! Évidemment, cette situation est de l’ordre du bricolage et n’est clairement pas idéale – car après tout, le collaborateur qui se charge de ces tâches au pied levé doit généralement aussi gérer les urgences de son poste. Mais pour nombre d’entreprises qui ne disposent pas de ces ressources bricoleuses en interne (que l’on pense à un cabinet d’avocat par exemple !) la situation est plus complexe encore.

L’une des solutions est bien sûr de veiller à intégrer ces tâches et ces aptitudes de polyvalence dans la fiche de poste de l’Office manager lui/elle-même et d’en faire une condition au recrutement. Mais nul n’est paré pour toutes les situations d’urgence, et lorsque cela ne suffit pas il est possible d ‘externaliser les missions du collaborateur polyvalent. Certaines entreprises se font en effet une spécialité de synchroniser en un temps record plusieurs actions et compétences.

Bricolage, manutention, petit déménagement… le collaborateur polyvalent est clairement multi-casquettes et sait être réactif sur des missions atypiques et variées. Vous devez trouver en urgence 300 paquets de céréales pour un test produit, trier et vider une cave entière d’archives face à un risque d’inondation ou monter à toute vitesse un stand sur un salon professionnel au cours d’un weekend ? Il n’y a rien que ce spécialiste du service aux entreprises ne sache faire. Finalement, le plus difficile reste le choix d’un prestataire qui s’occupera réellement de tout, et donc d’avoir dans son répertoire le bon numéro à appeler en cas de besoin.

En entreprise, à qui confier les petits travaux ?

Dans le cadre de la gestion de votre entreprise, le recours aux services d’une entreprise peut devenir une pratique courante. En effet, certaines tâches spécifiques et souvent ponctuelles ne peuvent pas être effectuées par vos soins, notamment celles liées à des petits soucis d’entretien, de manutention, de montage de mobilier ou encore de petit déménagement. En confiant ces missions à des prestataires compétents, vous vous libérerez de tâches contraignantes et bénéficierez d’un certain gain de temps pour vous recentrer sur votre activité. A l’heure actuelle, différents prestataires proposent des services variés afin de répondre à tous les besoins des entreprises. Continuer la lecture de En entreprise, à qui confier les petits travaux ?

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