Les achats de fournitures de bureau font partie des principales dépenses d’une entreprise. Leur contrôle permet de réduire les coûts et d’optimiser la rentabilité. Vous désirez réduire le montant de vos achats de fournitures de bureau sans altérer la qualité de vos services ? Suivez nos conseils !
Évaluez les besoins réels de votre entreprise
Cette tâche consiste à faire un inventaire des fournitures de bureau nécessaires dans votre entreprise. Non seulement cela vous évite de subir des ruptures, mais cela vous aide également à gérer avec précision le compte de vos dépenses. Pour ce faire :
- Dressez la liste des fournitures de bureau que vous possédez déjà
- Organisez vos fournitures de bureau en créant un fichier Excel
- Créez une page pour chaque type de fourniture
- Ajoutez un « niveau de commande » pour chaque élément de la liste
- Prévoyez une colonne pour indiquer les commandes en attente
Faites le tri parmi vos fournisseurs
Les fournisseurs mettent souvent en place un marketing très pointu qui risque de vous induire en erreur. Pour faire vos achats de fournitures de bureau de façon intelligente, prenez le temps de répertorier et de regrouper vos fournisseurs puis d’éliminer ceux que vous jugez trop chers ou non stratégiques. Pour procéder au triage :
- Analysez le prix et d’autres critères essentiels comme les délais et les frais de livraison, la disponibilité, le coût de l’assistance téléphonique
- Suivez de près les innovations en matière de produits, plus chères à l’achat mais plus économiques à l’usage, comme les marqueurs avec des pointes ne séchant pas ou les stylos rechargeables
- Veillez au sérieux des fournisseurs (garantie de la prise en charge du matériel en cas de dommages par exemple)
- Mettez-les en concurrence en lançant un appel d’offres
Appliquez la politique du « zéro papier »
Cette démarche repose sur la dématérialisation des documents papier de votre entreprise (commandes, factures, appels d’offres, etc.) en les remplaçant par des fichiers informatiques, et implique la gestion numérique des flux de données par l’archivage ou le stockage. Elle présente de nombreux avantages, notamment :
- La simplification et l’optimisation des différents flux d’information permettant l’amélioration de la productivité et de la qualité ainsi qu’un gain de temps considérable et la réduction des coûts
- La limitation des risques d’erreur
- La facilitation du partage d’informations et la fluidité des échanges
En plus de réaliser d’importantes économies sur le papier, l’encre et le matériel d’impression et de reproduction, vous effectuez un geste écologique en tendant vers le « zéro papier ».
Responsabilisez vos salariés
Pour réduire le montant de vos achats de fournitures de bureau, il est également important de faire participer vos employés. De simples gestes vous permettront de les encourager à faire des efforts :
- Faites appel à leur civisme
- Signalez-leur les éventuels excès constatés
- Mettez en place un plan d’action basique sur lequel il vous faudra bien communiquer
- Limitez au strict nécessaire les fournitures et les produits accessibles par vos salariés (suppression des imprimantes personnelles par exemple)
Vous désirez équiper vos locaux professionnels ? Faites appel à la conseillère produits qui vous assistera dans vos recherches et vos commandes de fournitures de bureau.
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