Non mais allo quoi ? Trouvez le bon prestataire téléphonique

Vous êtes souvent confronté à une surcharge d’appels téléphoniques, obligeant vos correspondants à rester en attente ? Pour remédier à ce problème, pensez à l’externalisation de votre accueil téléphonique. Pour trouver facilement un prestataire de qualité, suivez ces conseils.

Prisée auprès des professions libérales, mais aussi des PME, l’externalisation de l’accueil téléphonique permet de bénéficier de certains avantages, notamment de larges horaires d’ouverture du standard dans le cas d’un passage aux 35 heures. Cette pratique permet aussi d’éviter de recruter et de former une autre personne.

Une fois l’accueil téléphonique confié à un prestataire externe, ce dernier répond aux communications au nom de l’entreprise, transmet les messages et filtre les appels. Dans certains cas, il peut également gérer vos rendez-vous. Quelques étapes sont à respecter afin d’être sûr de trouver un prestataire de qualité :

Testez le prestataire

Pour mieux vous rendre compte de la qualité du service proposé, rendez-vous directement dans les locaux du prestataire. Vérifiez notamment l’acoustique des plateaux afin d’éviter les nuisances sonores lors de la réception. Dans certains cas, les opérateurs travaillent avec des casques anti-bruit et des claviers silencieux. À noter que certaines sociétés de permanence téléphonique proposent de tester gratuitement leurs services pendant une semaine, voire un mois. Assurez-vous que le prestataire dispose de tous les moyens nécessaires pour vous garantir des services de qualité.

Renseignez-vous sur les références

Dans la plupart des cas, les entreprises évitent de dévoiler au public qu’elles ont recours aux services de prestataires de téléphonie, et ces derniers jouent généralement le jeu. Cependant, dans le cadre de la prospection de nouveaux clients, la société de téléphonie peut révéler le nom de ses autres clients, vous permettant ensuite de les contacter afin de connaître leurs appréciations sur les services fournis.

Ne pensez pas à la taille du prestataire

Certaines entreprises considèrent qu’une société de petite taille n’est pas apte à satisfaire correctement leurs besoins. Étant donné qu’elles peuvent dédier facilement des opérateurs à votre entreprise, les petites structures sont recommandées puisqu’elles offrent ainsi des services plus personnalisés. Toutefois, sachez que les sociétés de grande envergure garantissent généralement le professionnalisme de leurs opérateurs qui bénéficient régulièrement de formations en interne. Ainsi, la taille du prestataire ne compte pas vraiment. Assurez-vous toutefois que le prestataire de votre choix accorde une importance capitale à la relation client en vérifiant la présence d’un numéro vert sur son site Internet.

Analysez le mode de facturation

Facturation à l’appel reçu ou à chaque message transmis à l’entreprise…, choisissez en fonction de vos besoins. Notez que les tarifs sont généralement fixés au forfait. Si un client privilégie un forfait de 100 messages/mois, mais n’en utilise que 50, la facturation ne doit prendre en compte que le nombre de messages utilisés. Les prestataires proposant un recalibrage du forfait tous les mois est alors recommandé.

Renseignez-vous sur l’existence de labels de qualité

Pour vous faire une idée de la qualité des services proposés par le prestataire, vérifiez s’il bénéficie du label Qualisery, dont la méthodologie est calquée sur les démarches ISO, gage de qualité.

Si vous n’avez pas de temps à accorder à la recherche d’un prestataire de téléphonie ou si vous avez des difficultés à choisir la société la mieux adaptée, faites-vous assister par l’Office Manager.