Déménagement d'entreprise sans anicroche

Si vous prévoyez de déménager votre entreprise, dites-vous dès à présent que la tâche ne sera pas une mince affaire. Entre l’audit des nouveaux locaux, le devis des entreprises de déménagement et les travaux que vous souhaitez réaliser dans les nouveaux bureaux, il y a de quoi y perdre votre latin ! D’autant plus que la date du déménagement approche à grands pas…

Astuces pour trouver les nouveaux locaux répondant à vos besoins

Déménager son entreprise n’est pas une décision à prendre à la légère. Ainsi, quel que soit le motif qui vous anime, ce processus requiert un minimum de préparation :

Établir un cahier des charges minutieux où figurent les besoins et les contraintes liés au déménagement
Déterminer un calendrier des opérations
S’assurer du cadre juridique du transfert d’entreprise (modification du Kbis, déclaration de la valeur des biens, annonce à la préfecture…)

Bien s’organiser pour éviter le stress

Un déménagement d’entreprise peut devenir un véritable casse-tête si vous manquez d’organisation ou souffrez d’un mauvais timing. Pour vous permettre de dormir sur vos deux oreilles tout au long de cette phase délicate, voici une check-list des choses à faire.

À 6 mois du jour J, recourez aux services d’experts pour réaliser une inspection des nouveaux bureaux, notamment les contraintes liées à l’informatique, les installations en termes de sécurité, la climatisation…, et ce, avant même de signer le bail. Donnez un préavis six mois avant le départ et interrogez-vous sur les normes de sécurité à respecter pendant le déménagement, les mobiliers à garder ou pas, le nombre de salariés à transférer, etc.
À 3 mois du jour J, contactez plusieurs sociétés spécialisées dans le déménagement d’entreprises. Vous devez également aviser les salariés pour éviter les bruits de couloir. Si vous souhaitez réaliser de nouveaux travaux dans les nouveaux bureaux, il est grand temps de trouver le prestataire adéquat.
À 2 mois du jour J, prévoyez les travaux à faire.
À 1 mois du jour J, place au tri et à l’étiquetage. La participation des salariés est fortement conseillée pour leur permettre de retrouver aisément leurs affaires. Il est également temps de procéder au changement d’adresse et d’installer les lignes téléphoniques.
À quelques jours du déménagement, vous devez expliquer son déroulement aux salariés et leur communiquer le plan des nouveaux bureaux. Trouvez également une équipe de nettoyage pour vous assurer de la propreté et de la netteté des nouveaux locaux. Parallèlement, un prestataire spécialisé se charge du transfert des documents informatiques sur le nouveau serveur et de la vérification du bon fonctionnement des réseaux et des appareils.

Le jour du déménagement, l’équipe de nettoyage doit repasser après les opérations et avant l’arrivée des salariés pour les recevoir dans un nouvel environnement de travail agréable.

Pour organiser le déménagement de votre entreprise sans créer d’incidence sur vos activités, sachez déléguer. L’Office Manager pourra vous conseiller sur les modalités d’organisation du déménagement. Il définira vos besoins et gérera la logistique le jour J afin de réaliser le transfert d’entreprises dans les meilleures conditions possibles. D’ailleurs, l’Office Manager définira les spécialistes dont vous avez besoin comme le responsable de l’environnement de travail, le maître d’ouvrage ou le collaborateur polyvalent.