Asseyez vous, car il est temps de briser le silence sur un sujet qui nous tient à cœur : le rôle trop souvent méconnu, voire ignoré, des fonctions support (comme l’office manager ou assistante ou encore responsable environnement de travail en fonction des entreprises). Oui, vous avez bien entendu. Nous allons parler de ces personnes méconnus qui jonglent avec les exigences chaotiques du quotidien, qui manient avec justesse les plannings surchargés et les demandes de dernière minute, et bien souvent malheureusement avec peu de reconnaissance à la hauteur de leur dévouement.
Cela fait trop longtemps que ces gardiens de l’ordre et du bien-être au sein de nos bureaux restent dans l’ombre. Nous vantons les mérites des “rockstars” du marketing, des “ninjas” du développement, mais qu’en est-il de ceux qui maintiennent les rouages bien huilés de nos lieux de travail ? Où sont les éloges pour ceux qui jonglent avec les imprévus et apaisent les tensions ?
Il est temps de reconnaître que sans ces maîtres de l’organisation, nos entreprises ne tourneraient pas aussi harmonieusement qu’elles le font. Il est temps de crier haut et fort que ces fonctions méritent bien plus que des remerciements timides et des applaudissements étouffés.
Dans cet article, nous allons plonger dans le monde fascinant mais souvent négligé de ces fonctions. Accrochez vous, car ça va secouer !
1. Gestion administrative et organisationnelle : L’art de la coordination
L’une des fonctions principales de l’Office Manager/Assistante/Responsable environnement de travail est de superviser et de coordonner les tâches administratives de l’entreprise. De la gestion des fournitures de bureau à la planification des réunions, en passant par la tenue des plannings et la gestion des déplacements, cette personne assure le bon fonctionnement logistique de l’entreprise au quotidien :
- Ah, les réunions ! Lieux de collaboration, de prise de décision, mais aussi de procrastination potentielle. C’est là que ces personnes entrent en jeu, jonglant avec les agendas souvent surchargés des membres de l’équipe pour trouver le créneau parfait, celui où tous pourront se réunir et échanger de manière efficace.
- Que ce soit pour une conférence à l’autre bout du monde ou une simple réunion dans une ville voisine, les déplacements professionnels nécessitent une logistique sans faille. Réservations de billets d’avion, réservations d’hôtel, itinéraires détaillés… Elles assurent que chaque détail soit pris en compte, garantissant des déplacements fluides et sans stress pour les membres de l’équipe
2. Facilitateur de communication : Pont entre les équipes
Ces personnes clés de l’entreprise jouent également un rôle essentiel en tant que facilitateur de communication. En étant le point de contact central, elles favorisent les échanges fluides entre les différentes équipes et départements de l’entreprise. Que ce soit en relayant les informations importantes, en organisant des événements internes, ou en gérant les espaces de travail partagés, elles contribuent à créer un environnement de travail collaboratif et harmonieux.
- Au cœur de leur rôle de facilitateur de communication se trouve la capacité à relayer efficacement les informations vitales à travers toute l’entreprise. Que ce soit les annonces de la direction, les mises à jour des politiques internes ou les changements organisationnels, c’est à ces personnes qu’incombent la responsabilité de garantir que chaque membre de l’équipe soit informé en temps et en heure.
- Elles jouent un rôle central dans la gestion des espaces, s’assurant qu’ils sont aménagés de manière optimale pour favoriser la collaboration, l’interaction et la productivité. De la configuration des bureaux à la mise en place de zones de détente, chaque détail est minutieusement pensé pour créer un environnement propice à l’échange et à la créativité.
3. Gestion du bien-être des employés : Ambassadeur du climat social
Le bien-être des employés est devenu une préoccupation majeure pour les entreprises soucieuses de la satisfaction et de la productivité de leurs équipes. La personne en charge de ce ces sujets se positionne en tant qu’ambassadeur du climat social en veillant au confort et au bon fonctionnement des espaces de travail. De l’organisation d’activités de team building à la mise en place de programmes de santé et de bien-être, elle contribue à créer un environnement où les employés se sentent épanouis et soutenus.
- Par exemple, elle s’efforce d’insuffler une dose bienvenue de camaraderie et de convivialité en recherchant et en organisant des activités de cohésion d’équipe. Que ce soit à travers des séances de jeux ludiques, des déjeuners d’équipe ou des sorties après le travail, ces moments renforcent les liens entre les membres de l’équipe et favorisent un esprit de collaboration.
- Bien souvent cette personne veille également à ce que les espaces de travail soient accueillants, en encourageant une culture de reconnaissance et d’appréciation, et en offrant un soutien empathique lors des moments difficiles.
4. Gestion de projet et support opérationnel : Polyvalence à toute épreuve
En plus de leurs responsabilités administratives et organisationnelles, elles peuvent être amené à gérer des projets spécifiques et à apporter un support opérationnel à différents niveaux. Que ce soit la coordination d’un déménagement d’entreprise, la mise en place de nouveaux processus internes, ou la gestion des contrats avec les prestataires de services, leur polyvalence et leur capacité d’adaptation sont des atouts majeurs.
5. Garant de l’image de l’entreprise : Ambassadeur de la culture d’entreprise
Enfin, dans certaines entreprises, ces personnes incarnent souvent la première impression de l’entreprise pour les visiteurs, les partenaires, et les nouveaux employés. En veillant à ce que les espaces de travail soient accueillants, en organisant des événements qui reflètent la culture d’entreprise, et en assurant un service client interne impeccable, elles contribuent à renforcer l’image de marque et la réputation de l’entreprise.
➡ Alors, que retenir de cette exploration du rôle des fonctions support dans l’entreprise moderne ?
Que derrière chaque bureau bien rangé, chaque réunion bien planifiée, se cache une force tranquille qui veille au bon déroulement des choses. Que derrière chaque initiative de bien-être, chaque activité de team building, se trouve une âme dévouée qui aspire à créer un environnement où chacun peut trouver son épanouissement.
En fin de compte, ces différentes fonctions ne se contentent pas de gérer les affaires courantes de l’entreprise ; elles incarnent les valeurs, la culture et l’esprit qui font battre le cœur de l’organisation. Elles sont les gardiennes de l’âme de l’entreprise, veillant avec dévouement à ce que chaque employé puisse trouver sa place, s’épanouir et contribuer au succès collectif.
Avez-vous une expérience particulière avec un Office Manager/responsable environnement de travail/assistante qui a marqué positivement votre entreprise ? Partagez vos témoignages et réflexions dans les commentaires !
