Refuser les réunions pour être plus productif. Chiche ?

Prenant en moyenne 30 minutes, les réunions ont un impact incontestable sur la productivité de chaque membre d’une société.

Les types de réunions les plus courantes

La rencontre d’une heure durant laquelle les concernés perdent trois quarts d’heures à dévoiler leurs photos de vacances
La réunion improvisée
Celle qui s’éternise au point de rendre toute prise de décision ou réflexion impossible
La rencontre qui se termine sans action concrète ni décision, ni changement
Celle qui sabote la productivité de tout le monde, car elle est organisée en plein milieu de la matinée ou de l’après-midi
La réunion qui se fait passer pour un brainstorming, mais où finalement, l’avis de celui qui crie le plus vite et le plus fort l’emporte
Celle qui est complètement désorganisée : ni arbitrée, ni gérée, sans ordre du jour et sans compte rendu
La réunion d’information qui dure des heures alors qu’un mail citant le contenu en quelques paragraphes aurait suffit

Et la liste est longue… Bien souvent, on remarque deux types de personnalité durant ces « réunions ». La première présente une « obsession » pour les réunions et la seconde utilise ce moment (« l’économe ») pour éviter de préparer ou de faire des recherches.

Quelles sont les suggestions pour éviter de perdre du temps ?

Il suffit parfois d’un peu de bon sens et de pragmatisme.

En cas de problème : étudiez les solutions ; si elles ne sont pas encore là : étudiez le problème. Si vous n’êtes pas certain du problème : étudiez les symptômes.
Écoutez attentivement ce que chacun a à dire en cas de différend puis tâchez de négocier.
En cas d’inconnue : analysez le projet, examinez les opportunités, listez les options puis décidez de la façon de les tester ou de les implanter.
Une information à transmettre ? Réfléchissez à ce que vous souhaitez transmettre et qui en a besoin, vous déciderez ensuite du moyen à employer.

Plus de collaboration et moins de réunions

La collaboration est nécessaire, car elle permet de créer des idées neuves. Voici une liste d’astuces complémentaires permettant de rendre une réunion « productive ».

Évaluer l’utilité de la réunion en faisant une check-list avant d’accepter
Tous les jours pendant un quart d’heure, l’équipe fait une « mêlée » (chacun explique ce qu’il a fait la veille, ce qu’il fera aujourd’hui et les obstacles qu’il rencontre), debout
Faire moins d’une heure de rétrospective pour vérifier l’évolution des objectifs de la semaine et déceler les points à améliorer
Procéder à un onboarding des clients à chaque début de nouveau projet afin de voir tous les détails et les prochaines étapes
Faire un sketchstorming avant chaque projet
Synchroniser les créneaux de communication : chacun travaille sur sa part du projet de son côté puis l’équipe se retrouve 5 minutes autour d’une table pour discuter d’un point avant de reprendre son travail