Une Journée Portes Ouvertes parfaite

Que ce soit pour faire connaitre leurs produits ou pour valoriser leur savoir-faire, bon nombre d’entreprises organisent régulièrement des portes ouvertes. Gagnant en popularité depuis quelques années, ce concept permet de montrer aux clients tous les aspects de l’entreprise et de développer une notoriété positive auprès des visiteurs. Toutefois, pour qu’une journée portes ouvertes soit un succès, son organisation ne doit pas être prise à la légère. Tour d’horizon des conseils à suivre pour assurer la réussite de votre évènement.

Pourquoi organiser une journée portes ouvertes ?

Plusieurs raisons peuvent être à l’origine de l’organisation d’une journée portes ouvertes. Elles se basent généralement sur l’image de marque et la notoriété de l’entreprise :

La familiarisation des visiteurs avec la société
La prise de contact avec les clients et les relations d’affaires
La vente de produits
La mise en place et le maintien de bonnes relations avec les clients et les partenaires
Le recrutement de nouveaux collaborateurs

D’autres occasions peuvent inciter une entreprise à organiser une journée portes ouvertes comme la réorganisation de la société, la relocalisation ou encore la rénovation de vos locaux.

Comment organiser une journée portes ouvertes réussie ?

Assurez-vous d’avoir du temps pour les préparations : l’organisation d’une journée portes ouvertes prend énormément de temps. Il est ainsi recommandé de préparer cette journée un ou deux mois à l’avance. Établissez un plan d’action avec les délais nécessaires pour la réalisation de chaque tâche.

Élaborez une feuille de route : pour que votre journée portes ouvertes se déroule parfaitement, faites-en un projet. Établissez une feuille de route dans laquelle vous indiquerez les tâches à réaliser et à qui elles sont assignées (qui se charge de l’envoi des invitations, qui accueillera les invités…). N’oubliez pas de faire participer tous les collaborateurs en leur demandant leurs avis dès la phase de préparation.

Choisissez un moment propice : pour recevoir le maximum de visiteurs, assurez-vous que votre journée portes ouvertes ne coïncide pas avec un évènement important dans la région, un jour férié ou encore la journée portes ouvertes d’une entreprise concurrente.

Choisissez minutieusement vos invités : pour que votre journée soit réussie, pensez à inviter les clients potentiels, vos fournisseurs ou encore les entreprises partenaires. N’oubliez pas de convier les représentants de la presse.

Soyez créatif dans vos invitations : pour stimuler la curiosité de vos relations et de vos clients, élaborez des invitations avec des messages percutants. En plus des invitations, annoncez également la journée sur les réseaux sociaux ou via des affiches ou des journaux.

Soyez un hôte parfait : pour que votre journée soit gravée dans la mémoire de vos visiteurs, démontrez votre professionnalisme à tous les niveaux. Accueil des invités dès leur arrivée, mise à disposition d’un vestiaire pour les parapluies ou les manteaux ou encore restauration, pensez à déléguer ces tâches à des prestataires qualifiés et concentrez-vous entièrement sur les visiteurs.

Proposez une visite guidée de vos locaux : assurez-vous que toutes les pièces sont propres et parfaitement rangées, et que vos collaborateurs fassent la présentation de manière professionnelle.

Offrez un cadeau d’affaires : pour remercier vos invités et leur laisser un souvenir de cette journée, offrez-leur des cadeaux d’affaires ou des articles promotionnels. Misez sur des objets utilisables au quotidien pour que les visiteurs puissent se remémorer cette journée.